A certidão negativa de débitos é o documento oficial que prova que a empresa não tem pendências com a Receita Federal e com a Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional. Ela é emitida gratuitamente pela internet, vale 180 dias e é exigida em licitações, financiamentos e contratos com clientes maiores.
Se você tem uma empresa no Simples Nacional, o problema raramente é saber o que a certidão é. O problema aparece no dia em que alguém pede o documento e o sistema devolve uma recusa, justo quando o prazo do cliente, do banco ou do edital já está correndo.
Nem toda pendência impede a emissão, e nem todo débito transforma a certidão em positiva. Existe uma versão com os mesmos efeitos da negativa, existe um prazo especial para empresas pequenas em licitação e existe uma regra de 2023 que mudou o peso das declarações atrasadas. Neste guia você vai entender cada uma dessas peças e saber o que fazer antes que a certidão vire urgência.
| Resultado do pedido | Quando sai | Vale como prova de regularidade? |
|---|---|---|
| Certidão Negativa de Débitos (CND) | Nenhuma pendência com a Receita nem com a PGFN | Sim, por 180 dias |
| Positiva com efeitos de negativa (CPEND) | Débito existe, mas está suspenso, garantido ou não vencido | Sim, com os mesmos efeitos, por 180 dias |
| Certidão positiva (CPD) | Débito exigível ou pendência impeditiva | Não |
O que é a certidão negativa de débitos?
A certidão negativa de débitos federal, no nome completo, é a Certidão Negativa de Débitos relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União. Ela nasce do artigo 205 do Código Tributário Nacional, que permite à lei exigir a prova de quitação de tributos por meio de certidão negativa.
Hoje a regra operacional está na Portaria Conjunta RFB/PGFN nº 1.751/2014. Pelo artigo 1º, uma única certidão, emitida em conjunto pela Receita Federal e pela PGFN, cobre todos os créditos tributários federais e a Dívida Ativa da União, inclusive as contribuições previdenciárias. Pelo artigo 3º, a certidão da pessoa jurídica vale para a matriz e para todas as filiais.
Negativa, positiva com efeitos de negativa e positiva
A mesma consulta pode terminar de três formas. A negativa sai quando não há pendência nenhuma (artigo 4º da portaria). A positiva com efeitos de negativa sai quando existe débito, mas ele está numa das situações do artigo 206 do CTN. A positiva sai quando há pendência impeditiva, e ela não serve como prova de regularidade.
Para quem recebe o documento, a negativa e a positiva com efeitos de negativa valem a mesma coisa. O artigo 5º, parágrafo 2º, da portaria diz que a segunda produz os mesmos efeitos da primeira. Um edital ou um banco não pode recusar a positiva com efeitos de negativa por ela ter a palavra positiva no título.
Por que a certidão negativa de débitos é tão importante para a empresa do Simples Nacional?
A Constituição Federal, no artigo 195, parágrafo 3º, diz que a pessoa jurídica em débito com a seguridade social não pode contratar com o Poder Público nem receber dele benefícios ou incentivos fiscais ou creditícios. A certidão é a forma prática de provar que isso não se aplica à sua empresa.
Na rotina de uma pequena empresa, a certidão aparece em momentos que costumam ter prazo curto:
- participar e assinar contrato em licitação pública;
- contratar financiamento ou linha de crédito com recurso público;
- fechar contrato com empresa grande, que exige a certidão no cadastro de fornecedores;
- receber pagamentos de órgãos públicos durante a execução do contrato;
- vender ou dar em garantia um imóvel da empresa;
- entrar em processo de fusão, venda de quotas ou entrada de novo sócio, em que o comprador faz auditoria.
Nada disso é atalho nem favor do Fisco. É o contrário: a certidão só mostra, num papel com código de controle, que a rotina fiscal está em dia. Quem mantém o PGDAS-D passo a passo todo mês e paga o DAS no vencimento quase nunca precisa correr atrás dela.
O que impede a emissão da certidão negativa de débitos
O artigo 4º da portaria lista as pendências que impedem a certidão. Perante a PGFN, qualquer inscrição em Dívida Ativa da União. Perante a Receita, três grupos: débito tributário, dados cadastrais e irregularidade de declaração. O detalhe está no terceiro grupo, e ele depende da data da regra que você leu.
A mudança de 2023 nas declarações
Até 2023, a redação falava em pendências relativas à apresentação de declarações, sem distinção. A Portaria Conjunta RFB/PGFN nº 20, de 8 de novembro de 2023, restringiu o texto: hoje só impede a certidão a irregularidade de declaração que tenha por objeto informações previdenciárias ou constituição de crédito tributário relativo a contribuições previdenciárias.
Na prática, a declaração que envolve a contribuição sobre o pró-labore e a folha continua pesando muito na certidão. Por isso vale conferir o INSS e IRRF do pró-labore todo mês, antes de ele virar pendência. Isso não significa que outras declarações atrasadas possam ser ignoradas: elas geram multa e podem gerar lançamento de ofício, que vira débito.
DAS em aberto e dívida ativa
O caminho mais comum até a recusa da certidão na empresa do Simples Nacional é simples: um DAS vencido e não pago. Enquanto está na Receita, é débito tributário. Se não for pago nem parcelado, ele pode ser inscrito em Dívida Ativa e passa para a PGFN, que também impede a certidão.
E o mesmo débito tem um segundo efeito, mais grave, que corre em paralelo: a exclusão do Simples Nacional por débitos. A certidão recusada muitas vezes é o primeiro aviso de um problema que ainda pode tirar a empresa do regime.
Dados cadastrais desatualizados
Endereço divergente, quadro societário que não bate com o contrato social ou CNPJ com situação irregular também aparecem como pendência. Eles travam a emissão sem que exista um centavo de débito.
Positiva com efeitos de negativa: quando o débito não trava a empresa
O artigo 206 do CTN dá os mesmos efeitos da negativa à certidão em que constem créditos não vencidos, créditos em cobrança executiva com penhora efetivada ou créditos com exigibilidade suspensa. É a porta de saída para a empresa que tem um débito, mas não pode esperar para quitá-lo inteiro.
As hipóteses de suspensão estão no artigo 151 do CTN, que ganhou incisos novos com a Lei Complementar nº 236, de 2026. Entre as mais usadas por pequenas empresas:
- o parcelamento (inciso VI);
- a impugnação, o recurso e a manifestação de inconformidade no processo administrativo (inciso III);
- a liminar ou tutela provisória em ação judicial (incisos IV e V);
- a proposta de transação aceita pela administração (inciso VIII);
- o depósito do montante integral (inciso II).
Depende, porém, de o sistema já enxergar a suspensão. No parcelamento do Simples Nacional, o pedido só produz efeito depois do pagamento da primeira parcela. Até lá, a pendência continua aparecendo, e a certidão negativa de débitos continua recusada. Pedir o parcelamento na véspera do prazo e esperar a certidão no dia seguinte é o erro mais comum que vemos.
Exemplo simples de certidão negativa de débitos numa licitação
A Lei Complementar nº 123/2006 trata a microempresa e a empresa de pequeno porte de um jeito próprio nas licitações, e a Lei nº 14.133/2021 manda aplicar essas regras no artigo 4º. Pelo artigo 42 da Lei Complementar nº 123, a regularidade fiscal e trabalhista da pequena empresa só é exigida para a assinatura do contrato.
Pelo artigo 43, a empresa entrega toda a documentação fiscal mesmo que ela tenha alguma restrição. Se houver restrição, o parágrafo 1º assegura 5 dias úteis, contados do momento em que ela é declarada vencedora, prorrogáveis por igual período a critério da administração, para pagar ou parcelar o débito e emitir a certidão negativa ou a positiva com efeitos de negativa.
Cenário 1: débito pequeno, resolvido no prazo
Uma empresa de manutenção predial no Simples Nacional vence um pregão municipal. Na habilitação, a certidão federal sai positiva por três DAS em atraso de R$ 2.800,00 cada, ou R$ 8.400,00 de principal, mais multa e juros. Ela paga as três guias à vista no segundo dia útil, espera a baixa no sistema e emite a certidão negativa de débitos no quarto dia útil. Assina o contrato dentro dos 5 dias úteis.
Cenário 2: débito maior, resolvido por parcelamento
Outra empresa, no mesmo pregão, tem R$ 46.000,00 em DAS atrasados e não tem caixa para pagar à vista. Ela pede o parcelamento no primeiro dia útil e paga a primeira parcela no mesmo dia. A suspensão da exigibilidade entra no sistema, e ela obtém a positiva com efeitos de negativa, que o artigo 43 aceita. Se a baixa demorar, pode pedir a prorrogação e chegar a 10 dias úteis no total.
Nos dois casos, o prazo existe porque a lei protege a pequena empresa, mas ele é curto. Um débito que depende de revisão, de retificação de declaração ou de conferência de pagamento em duplicidade não se resolve em 5 dias úteis. Esses números são ilustrativos e não substituem a análise do edital e da situação fiscal real da sua empresa.
Como emitir a certidão negativa de débitos passo a passo
O artigo 7º da portaria define que a certidão é pedida e emitida pela internet, na página da Receita Federal ou no portal Regularize, da PGFN. O caminho oficial está na página de certidões e situação fiscal da Receita Federal.
1. Consulte a situação fiscal antes de pedir
Entre no Portal e-CAC com a conta gov.br ou o certificado digital da empresa e gere o relatório de situação fiscal. Ele mostra, antes do pedido, o que vai travar a certidão. As pendências da PGFN aparecem no Portal Regularize.
2. Resolva cada pendência na origem
Débito se paga, parcela ou suspende; declaração se entrega ou retifica; cadastro se atualiza. O guia de regularização de CNPJ mostra essa etapa em detalhe. Espere a baixa aparecer no relatório: pagar hoje não garante certidão hoje.
3. Emita a certidão pela internet
Com o relatório limpo, peça a certidão negativa de débitos informando o CNPJ. Se o sistema não conseguir emitir, o artigo 12 permite apresentar requerimento no Portal e-CAC ou no Portal Regularize, conforme a pendência seja da Receita ou da PGFN, com prazo de 10 dias para a análise.
4. Confira a autenticidade
Pelo artigo 9º, só vale a certidão emitida eletronicamente, com hora, data e código de controle, e ela só produz efeitos se a autenticidade for confirmada no site oficial.
Quanto tempo vale a certidão negativa de débitos e por que acompanhar todo mês
Pelo artigo 10 da Portaria Conjunta RFB/PGFN nº 1.751/2014, a certidão negativa de débitos e a positiva com efeitos de negativa valem 180 dias contados da emissão. A certidão positiva não tem prazo de validade porque não prova regularidade nenhuma. Durante a validade, o documento prova a regularidade relativa a tudo o que a Receita e a PGFN administram.
O ponto de atenção é o contrato longo. A certidão vale 180 dias, mas a situação fiscal muda todo mês. Um DAS que atrasa no meio do contrato aparece na próxima consulta do órgão pagador. Por isso a rotina que funciona inclui:
- conferir o relatório de situação fiscal todo mês, e não só quando alguém pede a certidão;
- anotar a data de vencimento de cada certidão emitida e renovar com folga;
- acompanhar os parcelamentos, porque parcela atrasada derruba a suspensão;
- revisar as mensagens da caixa postal do Simples Nacional e do e-CAC;
- manter o cadastro do CNPJ igual ao contrato social depois de cada alteração.
A contabilidade que faz isso por você é consultiva. A contabilidade só burocrática descobre a pendência junto com você, quando a certidão já foi recusada.
A certidão federal basta para provar regularidade?
Não necessariamente. Depende do que o edital, o banco ou o cliente pede. O artigo 68 da Lei nº 14.133/2021, por exemplo, exige na habilitação a regularidade perante as Fazendas federal, estadual e municipal, perante a Seguridade Social e o FGTS e perante a Justiça do Trabalho. A certidão federal cobre só uma parte dessa lista.
O conjunto que costuma ser pedido numa licitação inclui:
- certidão conjunta federal (Receita Federal e PGFN);
- certidão de débitos estaduais, quando a empresa tem inscrição estadual;
- certidão de débitos municipais, que no prestador de serviços cobre o ISS;
- Certificado de Regularidade do FGTS, exigido na licitação pelo artigo 27 da Lei nº 8.036/1990;
- Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT), criada pelo artigo 642-A da CLT e válida por 180 dias;
- certidão negativa de falência, pedida na habilitação econômico-financeira.
Na habilitação econômico-financeira, a mesma lei ainda pede balanço patrimonial dos dois últimos exercícios, tema do guia de escrituração contábil no Simples Nacional. Antes de participar, vale responder a estas perguntas:
- Quais certidões o edital exige, e de quais esferas?
- A empresa tem inscrição estadual, municipal ou as duas?
- Existe débito em alguma esfera que ainda não apareceu na consulta?
- Algum parcelamento está com parcela em atraso?
- As declarações previdenciárias do pró-labore e da folha estão entregues?
- O cadastro do CNPJ reflete o contrato social atual?
- Há balanço dos dois últimos exercícios, se o edital pedir?
Como saber se a sua empresa vai travar na certidão negativa de débitos?
Alguns sinais indicam que a certidão negativa de débitos vai sair positiva no dia em que você precisar dela:
- você não sabe dizer se todos os DAS do último ano foram pagos;
- a empresa tem parcelamento, mas ninguém acompanha as parcelas;
- chegou mensagem na caixa postal do Simples Nacional e ninguém leu;
- houve alteração de sócio ou de endereço sem atualização no CNPJ;
- o pró-labore é pago, mas a declaração previdenciária não é conferida;
- a última certidão foi emitida há mais de seis meses;
- a empresa participa de licitações sem checar as certidões antes do edital;
- o contador só aparece quando há um problema.
Se dois ou mais desses sinais aparecem, o caminho é consultar a situação fiscal agora, com calma, e não na véspera do prazo.
Certidão negativa de débitos com a Contabileasy
A Contabileasy acompanha a situação fiscal da sua empresa todo mês, antes que uma pendência vire certidão recusada. Nosso trabalho é manter a empresa pronta para a licitação, o crédito e o contrato que ainda não chegaram.
- consulta mensal da situação fiscal na Receita e na PGFN;
- plano de regularização com pagamento, parcelamento ou defesa, conforme o caso;
- controle da validade de cada certidão exigida pelos seus clientes.
Você sabe se a certidão negativa de débitos da sua empresa sairia hoje? Solicite uma análise da sua situação fiscal e descubra o que resolver primeiro. Se houver débito, fazemos a simulação personalizada entre pagar, parcelar ou contestar antes de qualquer decisão.
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Perguntas frequentes sobre certidão negativa de débitos
Quanto custa emitir a certidão negativa de débitos?
A certidão negativa de débitos federal é gratuita. O artigo 2º da Portaria Conjunta RFB/PGFN nº 1.751/2014 assegura o direito de obtê-la independentemente do pagamento de taxa. O custo real, quando existe, está na regularização das pendências que impedem a emissão. Certidões estaduais e municipais seguem regras próprias de cada ente, e a maioria também é emitida gratuitamente pela internet.
Qual a validade da certidão negativa de débitos?
A certidão negativa de débitos federal vale 180 dias contados da emissão, pelo artigo 10 da portaria, e a positiva com efeitos de negativa tem o mesmo prazo. A CNDT trabalhista também vale 180 dias, pelo artigo 642-A da CLT. Certidões estaduais e municipais têm prazos definidos por cada ente, então confira a data impressa em cada documento antes de entregá-lo.
Débito parcelado impede a certidão?
Não, desde que o parcelamento esteja em dia e já tenha produzido efeito. O parcelamento suspende a exigibilidade do crédito pelo artigo 151, inciso VI, do CTN, e a certidão sai positiva com efeitos de negativa. No Simples Nacional, o pedido só vale depois do pagamento da primeira parcela, e uma parcela em atraso pode derrubar a suspensão.
A certidão negativa de débitos vale para as filiais?
Sim. Pelo artigo 3º da Portaria Conjunta nº 1.751/2014, a certidão negativa de débitos federal emitida para a pessoa jurídica vale para o estabelecimento matriz e para todas as filiais. Uma pendência em qualquer estabelecimento, porém, impede a certidão da empresa inteira. Certidões estaduais e municipais costumam ser emitidas por inscrição, então cada filial pode precisar da sua.
Empresa do Simples Nacional pode participar de licitação com débito?
Pode participar, e a Lei Complementar nº 123 protege esse caso. Pelo artigo 43, a empresa apresenta a documentação mesmo com restrição e, se vencer, tem 5 dias úteis, prorrogáveis por mais 5, para pagar ou parcelar e emitir a certidão. Se não regularizar no prazo, perde o direito à contratação, e a administração pode chamar o próximo colocado.
Por que a certidão negativa de débitos saiu positiva se eu paguei tudo?
Porque o pagamento pode ainda não ter sido processado, pode ter ido para o código errado ou pode existir outra pendência, como cadastro desatualizado ou declaração previdenciária. Antes de pedir a certidão negativa de débitos de novo, gere o relatório de situação fiscal no e-CAC. Ele mostra exatamente o que está impedindo a emissão, e cada item tem um caminho de solução diferente.
Preciso de contador para emitir a certidão negativa de débitos?
Para emitir, não: a certidão negativa de débitos sai direto no site da Receita Federal com o CNPJ. O contador faz diferença antes, ao ler o relatório de situação fiscal, identificar a origem de cada pendência e escolher entre pagar, parcelar ou contestar. Essa escolha depende do valor, do caixa e do prazo, e por isso pede uma simulação personalizada da sua realidade.
