A retenção de impostos na nota fiscal acontece quando o tomador do serviço desconta parte dos tributos no momento do pagamento e recolhe esse valor no lugar do prestador. Não é um imposto novo: é uma antecipação. Você emite a nota pelo valor cheio, recebe menos e usa o comprovante para abater o que já foi pago.
É daí que nasce boa parte das dúvidas de quem presta serviço como PJ. O valor que cai na conta não bate com o da nota, e a sensação é de que alguém está cobrando duas vezes. Quase sempre não está: o dinheiro foi para o Fisco antes de chegar até você.
Este guia reúne as quatro frentes da retenção de impostos na nota fiscal de serviço: o ISS municipal, o IRRF, os 4,65% de PIS, Cofins e CSLL e o INSS de 11%. Você vai ver quem retém, quanto retém, o que muda no Simples Nacional e como conferir antes de emitir.
O que é retenção de impostos na nota fiscal?
A retenção de impostos na nota fiscal é a obrigação legal que transfere para quem paga o serviço a responsabilidade de recolher parte dos tributos devidos por quem presta. O tomador desconta o valor, recolhe em nome do prestador e informa o montante retido no documento fiscal.
O objetivo é reduzir inadimplência: em vez de esperar o recolhimento de milhares de prestadores, a lei concentra a obrigação em quem paga. Por isso a retenção de impostos na nota fiscal aparece quando o cliente é pessoa jurídica, órgão público ou condomínio, e quase nunca quando é pessoa física.
São quatro blocos de tributos que podem ser retidos:
- ISS: imposto municipal, retido quando a lei do município determina
- IRRF: Imposto de Renda Retido na Fonte, de 1,5% ou de 1%
- PIS, Cofins e CSLL: as três contribuições federais somadas em 4,65%
- INSS: 11% sobre o valor bruto, apenas em cessão de mão de obra
- O valor retido continua sendo seu: entra como crédito, não como despesa
Na rotina real, o erro mais comum não é deixar de reter. É reter o que não deveria, ou aplicar a alíquota de um tributo achando que ela vale para os outros.
Quem faz a retenção de impostos na nota fiscal: prestador ou tomador?
Quem retém e recolhe é o tomador, ou seja, quem contrata e paga. O prestador apenas destaca a informação na nota e recebe o valor já descontado. Mas a resposta completa depende de quem é esse tomador, porque a obrigação não alcança todo mundo.
Para as contribuições federais, o artigo 30 da Lei 10.833/2003 alcança pagamentos feitos por pessoas jurídicas de direito privado a outras pessoas jurídicas. O parágrafo 1º estende a obrigação a quem muita gente não espera:
- associações, entidades sindicais, federações, confederações e centrais sindicais
- serviços sociais autônomos
- sociedades simples, inclusive sociedades cooperativas
- fundações de direito privado
- condomínios edilícios
Já o ISS segue outra lógica. A Lei Complementar 116/2003 permite, no artigo 6º, que cada município atribua por lei a responsabilidade pelo crédito tributário a um terceiro ligado ao fato gerador. Por isso a retenção de impostos na nota fiscal na parte municipal muda de cidade para cidade, e a regra que vale é a lei local somada ao artigo 3º, que define onde o imposto é devido.
Esse é o primeiro ponto em que a retenção de impostos na nota fiscal deixa de ter resposta única. Antes de emitir para um cliente novo, confirme em qual município o serviço é considerado prestado.
Quais tributos entram na retenção de impostos na nota fiscal
Cada tributo da retenção de impostos na nota fiscal tem gatilho e alíquota próprios. Entender os quatro separadamente é o que evita o desconto errado.
ISS retido pelo tomador
O ISS é municipal e a alíquota fica, na maioria das cidades, entre 2% e 5%. A retenção de impostos na nota fiscal aqui depende de dois filtros: a lei do município precisa prever a responsabilidade do tomador, e o serviço precisa se enquadrar nas hipóteses em que o imposto é devido no local do tomador. O artigo 6º, parágrafo 2º, da Lei Complementar 116/2003 lista subitens em que a responsabilidade é da pessoa jurídica contratante, mesmo que ela seja imune ou isenta.
IRRF de 1,5% e de 1%
O Regulamento do Imposto de Renda, o Decreto 9.580/2018, trata do tema em dois artigos. O artigo 714 fixa 1,5% sobre pagamentos de pessoa jurídica a pessoa jurídica por serviços caracterizadamente de natureza profissional, lista que inclui advocacia, arquitetura, análises técnicas e consultoria técnica. O artigo 716 fixa 1% para limpeza, conservação, segurança, vigilância e locação de mão de obra. O artigo 717 esclarece o que mais confunde: esse imposto é antecipação do que a beneficiária já deve.
PIS, Cofins e CSLL: os 4,65%
O artigo 31 da Lei 10.833/2003 determina a alíquota de 4,65% sobre o montante a ser pago, soma de 1% de CSLL, 3% de Cofins e 0,65% de PIS/Pasep. Essa retenção de impostos na nota fiscal alcança os serviços do artigo 30: limpeza, conservação, manutenção, segurança, vigilância, transporte de valores, locação de mão de obra, assessoria creditícia e mercadológica, gestão de crédito e a remuneração de serviços profissionais.
INSS de 11% na cessão de mão de obra
O artigo 31 da Lei 8.212/1991 obriga a empresa contratante de serviços executados mediante cessão de mão de obra, inclusive em regime de trabalho temporário, a reter 11% do valor bruto da nota fiscal ou fatura. É o bloco mais restrito dos quatro: alcança apenas as hipóteses em que os trabalhadores ficam à disposição do contratante.
| Tributo | Alíquota | Base legal |
|---|---|---|
| ISS | 2% a 5% conforme o município | LC 116/2003, artigos 3º e 6º |
| IRRF, serviços profissionais | 1,5% | Decreto 9.580/2018, artigo 714 |
| IRRF, limpeza e vigilância | 1% | Decreto 9.580/2018, artigo 716 |
| PIS, Cofins e CSLL | 4,65% (0,65% + 3% + 1%) | Lei 10.833/2003, artigo 31 |
| INSS, cessão de mão de obra | 11% | Lei 8.212/1991, artigo 31 |
Empresa do Simples Nacional sofre retenção de impostos na nota fiscal?
Aqui a resposta também depende, e a confusão custa dinheiro nos dois sentidos: há prestador do Simples aceitando desconto indevido e há tomador deixando de reter o que deveria. A regra separa os tributos federais do imposto municipal.
O que o Simples Nacional afasta
O artigo 32, inciso III, da Lei 10.833/2003 é direto: a retenção não é exigida nos pagamentos efetuados a pessoas jurídicas optantes pelo Simples. No Imposto de Renda, a Instrução Normativa RFB 765/2007 dispensa a retenção sobre importâncias pagas a pessoa jurídica inscrita no Simples Nacional. Na retenção de impostos na nota fiscal de um prestador do Simples, os tributos federais em regra ficam de fora, porque já são pagos de forma unificada no DAS.
O que o Simples Nacional não afasta
O ISS continua, e é a parte da retenção de impostos na nota fiscal que mais gera atrito. A Lei Complementar 123/2006 diz, no artigo 13, parágrafo 1º, inciso XIV, alínea “a”, que o ISS devido em serviços sujeitos a retenção na fonte fica fora do recolhimento unificado. E o artigo 21, parágrafo 4º, inciso I, na redação da Lei Complementar 155/2016, define que a alíquota aplicável é a alíquota efetiva de ISS do mês anterior, percentual que deve ser informado no próprio documento fiscal.
O INSS também pode continuar, mas em um caso só. Pelo artigo 18, parágrafo 5º-C, da Lei Complementar 123/2006, as atividades tributadas no Anexo IV ficam com a contribuição previdenciária patronal fora do Simples Nacional. Por isso uma empresa de Anexo IV pode sofrer a retenção de 11% e uma dos Anexos I, II, III ou V, em regra, não sofre.
| Situação do prestador | IRRF | 4,65% | ISS | INSS de 11% |
|---|---|---|---|---|
| Simples Nacional, Anexos I, II, III e V | Não | Não | Sim, se o município exigir | Não |
| Simples Nacional, Anexo IV | Não | Não | Sim, se o município exigir | Sim, na cessão de mão de obra |
| Lucro Presumido ou Lucro Real | Sim, 1,5% ou 1% | Sim, se o serviço estiver na lista | Sim, se o município exigir | Sim, na cessão de mão de obra |
Se você está avaliando qual regime adotar, essa diferença pesa no caixa. Vale ler o guia do Simples Nacional 2026 e a comparação entre Simples Nacional ou Lucro Presumido.
E quando a sua empresa é a tomadora do serviço?
A retenção de impostos na nota fiscal também aparece do outro lado do balcão, e aí a responsabilidade é sua. O parágrafo 2º do artigo 30 da Lei 10.833/2003 dispensa as pessoas jurídicas optantes pelo Simples de efetuar a retenção das contribuições federais.
Só que a dispensa é específica das contribuições. O artigo 714 do Decreto 9.580/2018 fala genericamente em importâncias pagas por pessoas jurídicas a outras pessoas jurídicas, sem exceção para o regime de quem paga. E o ISS depende da lei municipal, que costuma alcançar o tomador independentemente do regime. Ser do Simples reduz a sua retenção de impostos na nota fiscal como tomador, mas não zera.
A responsabilidade permanece com o tomador mesmo quando o prestador esquece de destacar o valor. O parágrafo 1º do artigo 6º da Lei Complementar 116/2003 afirma que o responsável está obrigado ao recolhimento integral do imposto, da multa e dos acréscimos legais, independentemente de ter sido efetuada a retenção na fonte.
O maior erro: achar que o piso de R$ 10,00 vale para todos os tributos
Esse é o ponto em que muito material sobre retenção de impostos na nota fiscal escorrega. Existe mesmo um piso de R$ 10,00, mas ele é das contribuições federais, e não do Imposto de Renda.
O parágrafo 3º do artigo 31 da Lei 10.833/2003, na redação dada pela Lei 13.137/2015, dispensa a retenção de valor igual ou inferior a R$ 10,00, com exceção do DARF eletrônico efetuado por meio do Siafi. O dispositivo trata da CSLL, da Cofins e da contribuição para o PIS/Pasep.
No IRRF a lógica é outra. O artigo 938, parágrafos 4º e 5º, do Decreto 9.580/2018 não dispensa a retenção: veda o uso do DARF para pagamento de imposto de renda inferior a R$ 10,00 e determina que o valor seja somado ao imposto do mesmo código nos períodos seguintes, até alcançar R$ 10,00. A diferença é sutil: em um caso você não retém, no outro você retém e acumula.
Outros erros frequentes na retenção de impostos na nota fiscal:
- aplicar os 4,65% sobre nota de prestador do Simples, contra o artigo 32, inciso III
- reter ISS pela alíquota cheia quando o prestador do Simples tem alíquota efetiva própria
- tratar o valor retido como despesa, e não como crédito a compensar
- reter 11% de INSS em contrato que não caracteriza cessão de mão de obra
- emitir a nota sem informar o valor retido, o que dificulta a compensação
- supor que a regra do município do cliente é igual à da sua empresa
Falta um caso: quando o cliente está fora do país, o enquadramento muda e as retenções internas em geral não se aplicam da mesma forma. Veja como funciona a exportação de serviços.
Como conferir a retenção de impostos na nota fiscal antes de emitir
Um roteiro curto de conferência da retenção de impostos na nota fiscal resolve a maioria dos casos:
- confirme o regime tributário do seu cliente e também o seu
- identifique o código do serviço e veja se ele está no artigo 714 ou no 716
- cheque em qual município o serviço é considerado prestado
- consulte a lei do município do tomador sobre responsabilidade pelo ISS
- se você é do Simples, levante a sua alíquota efetiva de ISS do mês anterior
- verifique se o contrato caracteriza cessão de mão de obra
- some os pagamentos já recebidos do mesmo cliente no mês
- destaque na nota cada valor retido, com o tributo identificado
- guarde o comprovante de retenção para usar na apuração
O peso de cada etapa muda conforme a profissão. Já detalhamos a rotina de quem emite nota fiscal para redator, nota fiscal para tradutor, nota fiscal para fotógrafo e nota fiscal para agência digital. Na saúde, as particularidades estão em como emitir nota fiscal médica.
Separe um ponto que confunde: a retenção sofrida na nota do cliente não se relaciona com o desconto sobre a sua retirada como sócio, tema tratado em INSS e IRRF do pró-labore.
Quando vale a pena procurar contabilidade especializada
Nem toda empresa precisa de apoio técnico para lidar com a retenção de impostos na nota fiscal. Mas alguns gatilhos indicam que o custo de errar já ficou maior que o de ter ajuda:
- você atende clientes em mais de um município
- seus contratos misturam serviço técnico e fornecimento de mão de obra
- o valor líquido recebido raramente bate com o previsto
- você nunca compensou os valores retidos na apuração
- o cliente exige o destaque de um tributo que você não sabe se é devido
- sua empresa passou a contratar prestadores e virou tomadora
- você está trocando de regime tributário neste ano
- parte do faturamento vem de fora do país
- surgiu divergência entre a nota emitida e o comprovante recebido
O trabalho consultivo aqui não é preencher formulário. É mapear contratos, classificar cada serviço e garantir que o valor retido volte como crédito na apuração, dentro da lei.
Retenção de impostos na nota fiscal com a Contabileasy
A Contabileasy acompanha empresas de serviços que faturam para clientes pessoa jurídica e convivem com retenção de impostos na nota fiscal todo mês. O trabalho começa na classificação correta do serviço e termina na conferência de que cada valor retido foi aproveitado.
- revisão do código de serviço e do enquadramento no município do tomador
- conferência das retenções sofridas e da compensação na apuração
- orientação sobre o que a sua empresa precisa reter quando contrata
Duas empresas com o mesmo faturamento podem sofrer retenções bem diferentes, porque prestam serviços distintos, para clientes distintos, em municípios distintos. Não existe resposta de bolso: o caminho é uma simulação personalizada com os seus contratos e o seu regime na mesa.
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Perguntas frequentes sobre retenção de impostos na nota fiscal
A retenção de impostos na nota fiscal é um custo extra?
Não. A retenção de impostos na nota fiscal é antecipação de tributo que você já deve, e não uma cobrança adicional. O artigo 717 do Decreto 9.580/2018 afirma que o imposto descontado é considerado antecipação do imposto devido pela beneficiária. Na apuração, o valor retido é compensado. O que muda de verdade é o fluxo de caixa: você recebe menos agora e paga menos depois.
Quem é do Simples Nacional sofre retenção de impostos na nota fiscal?
Em regra, os tributos federais ficam de fora. O artigo 32, inciso III, da Lei 10.833/2003 afasta os 4,65% e a Instrução Normativa RFB 765/2007 dispensa o IRRF. Mas o ISS pode ser retido normalmente, pela alíquota efetiva do mês anterior, conforme o artigo 21, parágrafo 4º, da Lei Complementar 123/2006. Empresas do Anexo IV ainda podem sofrer os 11% de INSS.
Qual é a alíquota do IRRF sobre serviços?
São duas. O artigo 714 do Decreto 9.580/2018 fixa 1,5% para serviços caracterizadamente de natureza profissional, com lista que inclui advocacia, arquitetura, análises técnicas e consultoria técnica. O artigo 716 fixa 1% para limpeza, conservação, segurança, vigilância e locação de mão de obra. O enquadramento depende do serviço efetivamente prestado, e não do nome dado ao contrato.
O que são os 4,65% retidos na nota fiscal?
São três contribuições somadas. O artigo 31 da Lei 10.833/2003 define 1% de CSLL, 3% de Cofins e 0,65% de PIS/Pasep, totalizando 4,65% sobre o montante a ser pago. Essa retenção de impostos na nota fiscal alcança os serviços listados no artigo 30, entre eles limpeza, vigilância, locação de mão de obra e a remuneração de serviços profissionais.
Pessoa física precisa reter imposto ao contratar serviço?
Na regra geral das contribuições federais, não. O artigo 30 da Lei 10.833/2003 trata de pagamentos efetuados por pessoas jurídicas a outras pessoas jurídicas. O ISS, porém, depende da lei de cada município, que pode prever hipóteses próprias de responsabilidade. Por isso a verificação municipal continua necessária mesmo quando o cliente é pessoa física.
Existe valor mínimo para reter imposto na nota fiscal?
Para as contribuições federais existe: o artigo 31, parágrafo 3º, da Lei 10.833/2003 dispensa a retenção de valor igual ou inferior a R$ 10,00, salvo DARF eletrônico pelo Siafi. Para o Imposto de Renda a regra é diferente. O artigo 938 do Decreto 9.580/2018 veda o DARF abaixo de R$ 10,00 e determina que o valor seja acumulado nos períodos seguintes até atingir esse piso.
Quando o INSS de 11% é retido?
Apenas em cessão de mão de obra e empreitada. O artigo 31 da Lei 8.212/1991 obriga a contratante a reter 11% do valor bruto da nota quando os serviços são executados mediante cessão de mão de obra, inclusive em regime de trabalho temporário. Contrato de serviço técnico comum, sem trabalhadores à disposição do contratante, não gera essa retenção de impostos na nota fiscal.
O que fazer se o cliente reteve imposto indevidamente?
O primeiro passo é documentar a base legal e apresentá-la ao tomador, pedindo o ajuste. Quando o valor já foi recolhido, existe caminho administrativo de restituição ou de compensação, que varia conforme o tributo e o regime da empresa. É uma situação em que vale envolver o contador antes de emitir a próxima nota para o mesmo cliente.
