O PGDAS-D é o programa da Receita Federal onde a empresa do Simples Nacional informa a receita do mês, calcula o imposto e gera o DAS. O passo a passo tem sete etapas, da escolha do período de apuração até a emissão da guia, e a transmissão vai até o dia 20 do mês seguinte ao mês declarado.
Se você tem uma empresa no Simples Nacional, existe um detalhe que quase ninguém explica na primeira vez: o PGDAS-D não decide nada. Ele calcula. Toda a inteligência da apuração está antes da tela, na classificação da receita, e é exatamente aí que o valor do DAS é definido.
A expectativa comum é a de que o programa reconheça sozinho o que é serviço, o que é revenda e o que já teve imposto retido. Não é assim. Ele aplica a alíquota efetiva sobre aquilo que foi digitado, no anexo que foi escolhido, e emite a guia sem nenhum aviso de que a informação está errada.
A consequência prática é direta: uma apuração transmitida no prazo, com classificação errada, é uma confissão de dívida errada. Neste guia você vai ver o PGDAS-D passo a passo, as sete etapas da apuração mensal, o que muda no imposto quando a receita entra no lugar errado e quais sinais indicam que o preenchimento merece uma revisão.
O que é o PGDAS-D?
PGDAS-D é a sigla de Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional, Declaratório. É o sistema em que a microempresa (ME) e a empresa de pequeno porte (EPP) optantes informam, todo mês, a receita bruta auferida e obtêm o valor a pagar.
A base legal está no artigo 18, parágrafo 15, da Lei Complementar nº 123/2006, que determina a disponibilização de um sistema eletrônico para o cálculo simplificado do valor mensal devido. O parágrafo seguinte costuma passar despercebido: o artigo 18, parágrafo 15-A, inciso I, afirma que as informações prestadas nesse sistema “têm caráter declaratório, constituindo confissão de dívida e instrumento hábil e suficiente para a exigência dos tributos”. A página oficial de Cálculo e Declaração da Receita Federal repete a mesma frase.
Em português claro: o que você declara no PGDAS-D vale como uma confissão. Não é um rascunho, não é uma estimativa e não precisa de auto de infração para virar dívida.
PGDAS-D e DEFIS não são a mesma declaração
O artigo 25 da Lei Complementar 123/2006 cria uma segunda obrigação, anual, de informações socioeconômicas e fiscais. É a DEFIS. A própria Receita Federal descreve a DEFIS como um módulo do PGDAS-D, o que confunde bastante gente: as duas moram no mesmo sistema, mas têm natureza e prazo diferentes.
| Comparação | PGDAS-D | DEFIS |
|---|---|---|
| Periodicidade | Mensal | Anual |
| O que informa | Receita bruta do mês, por atividade e anexo | Folha, sócios, lucros distribuídos, dados socioeconômicos |
| O que gera | O DAS do mês | Nenhuma guia de pagamento |
| Efeito jurídico | Confissão de dívida (art. 18, § 15-A, I) | Declaração de informações (art. 25) |
PGDAS-D passo a passo: as 7 etapas da apuração mensal
O roteiro abaixo segue a sequência descrita no Manual do PGDAS-D e DEFIS da Receita Federal, na versão de 17 de junho de 2025. As telas mudam de tempos em tempos, mas a lógica das sete etapas se mantém.
1. Entre no PGDAS-D pelo Portal do Simples Nacional ou pelo e-CAC
Há dois caminhos de acesso. No Portal do Simples Nacional, o login pede CNPJ, CPF do responsável e código de acesso. No e-CAC da Receita Federal, o acesso é por certificado digital ou conta gov.br. Depois de entrar, o caminho é Cálculo e Declaração, seguido de PGDAS-D e DEFIS.
2. Confirme o período de apuração, que é o mês em que a receita foi auferida
O período de apuração (PA) é informado no formato MM/AAAA e se refere ao mês de competência, nunca ao mês do pagamento. A receita de janeiro é declarada no PA 01, mesmo que a guia seja paga em fevereiro. Trocar os dois meses contamina o acumulado das apurações seguintes.
3. Verifique o regime de reconhecimento da receita: caixa ou competência
Antes de digitar qualquer valor, confirme por qual regime a empresa optou no ano. Na competência, entra a receita faturada no mês. No caixa, entra a receita recebida. A opção é anual e irretratável para todo o ano-calendário.
Para quem vende parcelado ou recebe por intermediário, essa escolha muda o fluxo de caixa do ano inteiro. Vale a leitura sobre como a receita bruta de plataforma deve ser reconhecida antes de fechar a apuração do mês.
4. Informe a receita bruta do mês, somando todos os estabelecimentos
A receita bruta declarada é a da empresa, matriz e filiais, e não a de um estabelecimento isolado. O sistema traz também a receita acumulada dos 12 meses anteriores, a RBT12, que define a faixa e a alíquota. Se algum mês anterior foi declarado errado, o erro volta multiplicado aqui.
Sem receita no mês, o campo vai com valor igual a zero e a declaração é transmitida do mesmo jeito. Mês sem faturamento não é mês sem obrigação.
5. Separe a receita por atividade e marque as qualificações tributárias
Esta etapa define o imposto. Aqui você distribui a receita entre as atividades exercidas e marca as situações especiais: imunidade, isenção, redução, substituição tributária, tributação monofásica e ISS retido na fonte.
É o mesmo trabalho que este blog detalha no guia de segregação de receitas no Simples Nacional. Três situações concentram a maior parte dos erros:
- Empresa que vende produto e presta serviço e joga tudo num anexo só
- Receita de exportação de serviços declarada como receita de mercado interno
- Atividade do Anexo IV do Simples Nacional lançada como se fosse Anexo III, o que embaralha a contribuição previdenciária
6. Confira o resumo da apuração e transmita a declaração
Antes de transmitir, o programa mostra o valor devido por tributo e por ente federado. Esse resumo é a última conferência barata: depois da transmissão, corrigir exige retificadora e, se houve pagamento a menor, acréscimos legais.
- O total bate com o faturamento real do mês, nota por nota
- A divisão entre os anexos corresponde ao que a empresa efetivamente fez
- As retenções de ISS aparecem marcadas, e não somadas ao imposto
- A RBT12 do resumo é a mesma da contabilidade
7. Emita o DAS e pague até o dia 20
Transmitida a apuração, o próprio sistema gera o DAS. O Manual do PGDAS-D e DEFIS é explícito quanto ao prazo: “A declaração e o recolhimento devem ser efetuados até o dia 20 (vinte) do mês subsequente ao período de apuração (PA). Quando não houver expediente bancário no dia 20, o recolhimento deverá ser efetuado até o dia útil imediatamente posterior.”
O que o PGDAS-D faz com o que você informa: a conta com números reais
Considere uma empresa de serviços com receita bruta acumulada de R$ 600.000,00 nos últimos 12 meses e faturamento de R$ 50.000,00 no mês. Essa RBT12 a coloca na terceira faixa. No Anexo III, a alíquota nominal é de 13,50% com parcela a deduzir de R$ 17.640,00. No Anexo I, é de 9,50% com parcela a deduzir de R$ 13.860,00, conforme as tabelas anexas à Lei Complementar 123/2006.
Primeiro passo: a alíquota efetiva de cada anexo
A alíquota efetiva vem da fórmula do artigo 18, parágrafo 1º-A: a receita acumulada vezes a alíquota nominal, menos a parcela a deduzir, dividido pela receita acumulada.
- Anexo III: (600.000 x 13,50% menos 17.640) dividido por 600.000, resultado de 10,56%
- Anexo I: (600.000 x 9,50% menos 13.860) dividido por 600.000, resultado de 7,19%
Cenário 1: toda a receita lançada como serviço
O responsável abre o PGDAS-D, digita R$ 50.000,00 numa linha só de serviços e transmite. A conta é simples: R$ 50.000,00 vezes 10,56% resulta em R$ 5.280,00 de DAS.
Cenário 2: a mesma receita, com a revenda no lugar certo
Dos R$ 50.000,00, R$ 15.000,00 vieram de revenda de mercadoria e R$ 35.000,00 de serviço. Declarados separadamente, o cálculo passa a ser R$ 35.000,00 vezes 10,56% mais R$ 15.000,00 vezes 7,19%, ou seja, R$ 3.696,00 mais R$ 1.078,50, o que dá R$ 4.774,50.
| Cenário | Como a receita foi declarada | DAS do mês |
|---|---|---|
| 1 | R$ 50.000,00 inteiros no Anexo III | R$ 5.280,00 |
| 2 | R$ 35.000,00 no Anexo III e R$ 15.000,00 no Anexo I | R$ 4.774,50 |
A diferença é de R$ 505,50 em um único mês, R$ 6.066,00 em 12 meses se o mix se repetir. O programa não errou em nenhum dos dois casos: calculou certo sobre informações diferentes. Os valores são ilustrativos e mostram o mecanismo, não substituem a análise dos seus números reais, que dependem de CNAE, contrato e município.
Transmitir a declaração no prazo sempre resolve?
Não. Depende do que foi transmitido. Entregar em dia uma apuração com classificação errada não protege a empresa: pelo contrário, formaliza o erro. Como a declaração tem efeito de confissão de dívida, uma informação incorreta entregue no prazo é uma dívida incorreta assumida no prazo.
Prazo e conteúdo são duas obrigações distintas. Vale conferir, todo mês:
- Se a receita declarada bate com as notas emitidas, e não com o extrato bancário
- Se o regime de caixa ou competência foi respeitado em todos os lançamentos
- Se cada atividade foi para o anexo do que foi efetivamente prestado
- Se as retenções de ISS foram marcadas como retenção, e não pagas duas vezes
- Se produtos monofásicos ou com substituição tributária foram destacados
- Se receitas de exportação saíram do campo de mercado interno
- Se a RBT12 do sistema coincide com a receita da contabilidade
O PGDAS-D precisa ser conferido todo mês?
Precisa, e por um motivo estrutural: a alíquota não é fixa. Ela é recalculada a cada apuração sobre a receita acumulada dos 12 meses anteriores. Quem cresceu muda de faixa sem receber aviso, e quem encolheu pode estar pagando por uma faixa que já não é a sua.
O acompanhamento consultivo, mês a mês, costuma olhar para os seguintes pontos:
- A RBT12 e a proximidade do limite de faixa e do sublimite estadual
- A relação entre folha de pagamento e receita, que define o Fator R de quem depende dele
- O pró-labore e os reflexos de INSS e IRRF, que entram nessa mesma conta
- A composição da receita por anexo, comparada com a do mês anterior
- As retenções sofridas, para que não virem imposto pago em duplicidade
- O histórico de retificações, que sinaliza processo instável na origem
Atrasar o PGDAS-D ficou mais caro a partir de 2026
A multa por atraso está no artigo 38-A da Lei Complementar 123/2006. São 2% ao mês-calendário ou fração sobre os tributos declarados, ainda que integralmente pagos, limitada a 20%, com mínimo de R$ 50,00 por mês de referência, mais R$ 20,00 a cada grupo de dez informações incorretas ou omitidas.
A mudança relevante está no termo inicial. A redação anterior fazia a multa correr a partir do primeiro dia do quarto mês do ano seguinte ao fato gerador, o que criava uma longa janela de tolerância. A Lei Complementar nº 214/2025 deu nova redação ao artigo 38-A e mudou o marco para o dia seguinte ao término do prazo. A Resolução CGSN nº 183/2025 regulamentou a alteração, com efeitos desde 1º de janeiro de 2026.
O efeito prático é curto de explicar: o dia 21 já conta. Vale registrar que o Manual do PGDAS-D e DEFIS publicado pela Receita Federal é da versão de 17 de junho de 2025 e ainda descreve o termo inicial anterior, então a leitura correta hoje é a do texto legal atualizado. Em caso de atraso já ocorrido, confirme com o seu contador qual regra alcança cada período de apuração antes de transmitir.
A própria lei prevê reduções: a multa cai pela metade quando a declaração é apresentada após o prazo, mas antes de qualquer procedimento de ofício, e para 75% quando entregue no prazo fixado em intimação. Regularizar por iniciativa própria continua saindo mais barato do que esperar a intimação.
Fazer a apuração por conta própria é sempre mais barato?
Não necessariamente. Depende do grau de complexidade da sua receita. Uma empresa com uma única atividade, um único anexo e sem retenção tem apuração quase mecânica. Já quem mistura serviço e revenda, atende clientes em municípios diferentes ou fatura por plataforma tem, todo mês, uma decisão técnica antes do primeiro número.
Existe ainda a hipótese de o Simples Nacional não ser o regime mais eficiente para o seu caso. Empresas de serviços com margem alta às vezes se saem melhor na base de 16% do Lucro Presumido, e isso só aparece na comparação numérica.
Uma boa simulação precisa responder, no mínimo:
- Quanto da sua receita é serviço e quanto é venda de mercadoria?
- Qual anexo corresponde a cada atividade que o seu CNPJ realmente exerce?
- A sua folha de pagamento coloca a empresa no Anexo III ou no Anexo V?
- Existem receitas com ISS retido, monofásico ou substituição tributária?
- A empresa está perto de mudar de faixa da RBT12 nos próximos meses?
- Existe sublimite estadual que altere o recolhimento de ICMS ou ISS?
- O Lucro Presumido resultaria em carga menor com a mesma receita?
Como saber se o seu PGDAS-D está sendo preenchido errado?
Nem sempre o erro aparece como cobrança. Quase sempre ele aparece como padrão silencioso:
- O valor do DAS oscila sem relação clara com o faturamento do mês
- A empresa vende produto e presta serviço, mas a apuração mostra um anexo só
- Ninguém sabe dizer em qual anexo cada atividade está sendo declarada
- As notas com ISS retido não reduzem nada no imposto apurado
- A RBT12 do sistema não coincide com o faturamento da contabilidade
- Retificações acontecem quase todo mês, sempre por ajuste de última hora
- O relatório da apuração nunca é enviado antes da transmissão
- Você recebe apenas o boleto, e nunca a explicação de como ele foi formado
A diferença entre contabilidade burocrática e consultiva está aqui. A primeira entrega a guia no prazo. A segunda mostra como o número foi construído e o que cabe fazer, dentro da lei, para que ele seja o correto.
PGDAS-D passo a passo com a Contabileasy
A apuração mensal não se resolve na tela: resolve-se no contrato, na descrição da nota fiscal e na classificação da receita, nessa ordem. A Contabileasy acompanha empresas de serviços, comércio e negócios locais com a apuração conferida antes da transmissão.
- Revisão dos períodos anteriores para encontrar receita classificada no anexo errado
- Conferência mensal do resumo da apuração antes de transmitir a declaração
- Acompanhamento da RBT12, das faixas e do Fator R, com alerta antes da virada
Você sabe se o PGDAS-D da sua empresa está sendo preenchido do jeito certo? Peça uma revisão da sua apuração pelo WhatsApp da Contabileasy e descubra se o seu DAS reflete a realidade do seu negócio.
A conta deste guia mostrou o essencial: duas empresas com o mesmo faturamento podem pagar valores diferentes, e a diferença nasce na classificação, não no tamanho da receita. Por isso o caminho correto é uma simulação personalizada com os seus números reais, feita antes de fechar o mês, e sempre dentro da lei.
Perguntas frequentes sobre o PGDAS-D
O que é o PGDAS-D?
O PGDAS-D é o Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional, Declaratório. É nele que a empresa optante informa a receita bruta de cada mês, classifica essa receita por atividade e chega ao valor do DAS. As informações prestadas têm caráter declaratório e constituem confissão de dívida, conforme o artigo 18, parágrafo 15-A, da Lei Complementar 123/2006.
Qual é o prazo para transmitir o PGDAS-D?
A transmissão vai até o dia 20 do mês seguinte ao período de apuração, mesmo vencimento do DAS. O Manual do PGDAS-D e DEFIS, na versão de 17 de junho de 2025, registra que, quando não há expediente bancário no dia 20, o recolhimento passa para o dia útil imediatamente posterior. O prazo vale mês a mês, sem exceção.
Preciso declarar mesmo sem faturamento no mês?
Sim. A transmissão é mensal e obrigatória mesmo quando a empresa não teve receita ou permaneceu inativa durante todo o ano-calendário, hipótese em que o campo de receita bruta é preenchido com valor igual a zero. Se a inatividade durou o ano inteiro, essa condição também é informada na DEFIS, o módulo anual do próprio programa.
Qual é a multa por atrasar o PGDAS-D?
A multa é de 2% ao mês-calendário ou fração sobre os tributos declarados, ainda que integralmente pagos, limitada a 20%, com mínimo de R$ 50,00 para cada mês de referência. Há ainda R$ 20,00 a cada grupo de dez informações incorretas ou omitidas. A base está no artigo 38-A da Lei Complementar 123/2006.
Dá para corrigir uma apuração já transmitida?
Sim. O próprio programa tem função de retificação no menu de declaração mensal, e a retificadora passa a valer no lugar da original. Se o valor correto for maior que o já pago, a diferença sai com acréscimos legais. Se foi pago a mais, o caminho é o pedido de restituição, nunca o desconto por conta própria.
PGDAS-D e DEFIS são a mesma declaração?
Não. O PGDAS-D é a apuração mensal que gera o DAS. A DEFIS, Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais, é anual e reúne dados como folha de pagamento, sócios e distribuição de lucros. A Receita Federal descreve a DEFIS como um módulo do próprio programa, então as duas convivem no mesmo sistema, com prazos diferentes.
O programa calcula o imposto sozinho?
O cálculo é automático, mas depende do que foi informado. O sistema aplica a alíquota efetiva sobre a receita que você digitou, no anexo que você escolheu. Ele não lê contrato, não confere nota fiscal e não valida CNAE. Por isso um erro de classificação vira imposto errado sem nenhum alerta na tela.
