A DEFIS é a declaração anual que toda microempresa e empresa de pequeno porte optante pelo Simples Nacional entrega à Receita Federal até 31 de março do ano seguinte. Ela informa dados socioeconômicos e fiscais do ano anterior, e desde 1º de abril de 2026 a entrega fora do prazo passou a ter multa.
Durante anos essa obrigação teve fama de formalidade sem consequência. O Manual do PGDAS-D e DEFIS publicado pela Receita Federal, na versão de 17 de junho de 2025, ainda registra que não há multa pela entrega em atraso. Esse trecho é anterior à Resolução CGSN nº 183/2025.
A mudança veio com a Lei Complementar nº 214/2025, a reforma tributária sobre o consumo, regulamentada por essa resolução. O Portal do Simples Nacional publicou as novas regras em 9 de dezembro de 2025 e fixou a data com todas as letras: a partir de 1º de abril de 2026, a DEFIS entregue em atraso tem multa.
Este guia mostra o que a declaração exige campo a campo, quanto custa o atraso e o ponto que mais gera retificação depois: o teto do lucro isento.
O que é a DEFIS e quem é obrigado a entregar
A sigla significa Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais. Ela nasce do artigo 25 da Lei Complementar nº 123/2006, que obriga a microempresa ou empresa de pequeno porte optante pelo Simples Nacional a apresentar anualmente à Receita Federal uma declaração única e simplificada com esses dados.
Não é um cálculo de imposto. O valor devido no mês sai do PGDAS-D, a apuração mensal que gera a guia, com roteiro completo no nosso guia do PGDAS-D passo a passo. A DEFIS cumpre outro papel: contar à Receita Federal, aos estados e aos municípios como a empresa se comportou no ano.
Um detalhe costuma passar despercebido. O parágrafo 1º do mesmo artigo 25 diz que essa declaração constitui confissão de dívida e instrumento hábil e suficiente para a exigência dos tributos que não tenham sido recolhidos, resultantes das informações nela prestadas.
Quem precisa entregar
- Toda ME ou EPP optante pelo Simples Nacional em pelo menos um período do ano abrangido.
- A empresa que ficou inativa o ano inteiro, informando essa condição na própria declaração.
- A empresa que teve faturamento zero em alguns meses, mas continuou operando.
- A empresa excluída do regime durante o ano, quanto ao período em que esteve no Simples Nacional.
- A empresa extinta, cindida, fusionada ou incorporada, pela declaração de situação especial.
O manual oficial define inatividade de forma restrita, seguindo o parágrafo 3º do artigo 25: é a pessoa jurídica que não apresenta mutação patrimonial nem atividade operacional durante todo o ano-calendário. Faturamento zero e inatividade não são sinônimos.
O prazo de 31 de março da DEFIS
O prazo vem da Resolução CGSN nº 140/2018, artigo 72, parágrafo 1º: até as 23h59, horário de Brasília, do dia 31 de março do ano-calendário seguinte ao dos fatos geradores. A declaração referente a 2025 venceu em 31 de março de 2026.
Na situação especial a régua muda: o prazo vai até o último dia do mês seguinte ao evento, exceto quando ele ocorre no primeiro quadrimestre, hipótese em que a entrega vai até o último dia de junho.
O que mudou em 2026: a DEFIS passou a ter multa
Esta é a parte que mais gerou informação desencontrada. A notícia oficial do Portal do Simples Nacional, publicada em 9 de dezembro de 2025, é direta: a Resolução CGSN nº 183/2025 disciplinou a multa por atraso, incorreção ou omissão nessa declaração anual.
Quanto custa entregar fora do prazo
| Situação | Penalidade |
|---|---|
| Falta de entrega ou entrega após o prazo | 2% ao mês-calendário ou fração sobre os tributos informados, ainda que integralmente pagos |
| Informações incorretas ou omitidas | R$ 100,00 por grupo de 10 informações |
| Piso da multa por atraso | R$ 200,00 (Lei Complementar nº 123/2006, artigo 38, parágrafo 3º) |
| Início da exigência | 1º de abril de 2026 |
O percentual de 2% é mensal e conta por mês ou fração, o que significa que um único dia de atraso já aciona a primeira fração. O artigo 38 da mesma lei limita essa multa a 20% e fixa o piso de R$ 200,00.
As reduções que a lei prevê
O parágrafo 2º do artigo 38 traz duas reduções que quase nunca aparecem nos materiais sobre o tema, e elas mudam a conta de quem já está atrasado:
- Redução à metade quando a declaração é apresentada após o prazo, mas antes de qualquer procedimento de ofício.
- Redução a 75% do valor quando a apresentação ocorre no prazo fixado em intimação.
A leitura prática é simples. Entregar espontaneamente custa metade de entregar depois que a fiscalização já iniciou um procedimento. Se a DEFIS da sua empresa está em atraso hoje, a diferença entre agir esta semana e esperar não é de rigor formal, é de valor.
O bloqueio que já existia e continua valendo
Antes mesmo da multa, essa obrigação anual já tinha um custo silencioso. O manual oficial registra que as apurações no PGDAS-D dos períodos a partir de março de cada ano ficam condicionadas à entrega da DEFIS do ano anterior. O exemplo do próprio manual é direto: para apurar o período 03/2025 é preciso, antes, transmitir a declaração de 2024.
É um efeito dominó. Sem a declaração anterior o sistema não deixa apurar, sem apurar não sai a guia, e o tributo do mês vence em atraso com encargos próprios. Um atraso vira dois.
DEFIS passo a passo: as 8 etapas do preenchimento
O roteiro abaixo segue a estrutura do Manual do PGDAS-D e DEFIS da Receita Federal. A declaração é um módulo dentro do PGDAS-D, então o caminho de acesso é o mesmo do sistema de apuração mensal.
1. Feche todas as apurações do ano
O manual registra que, para transmitir a DEFIS, a pessoa jurídica deve primeiro preencher e transmitir todas as apurações do período abrangido. Se faltar um mês no PGDAS-D, a entrega fica barrada. Confira também se as receitas foram classificadas corretamente, tema do nosso guia de segregação de receitas no Simples Nacional.
2. Acesse o Portal do Simples Nacional
O acesso é feito no Portal do Simples Nacional com código de acesso, ou no e-CAC com certificado digital ou conta gov.br. O caminho interno é Cálculo e Declaração, depois o programa de apuração, e então o menu lateral da declaração anual.
3. Escolha o ano-calendário e o tipo de declaração
O sistema exibe os últimos cinco anos-calendário. Você informa o ano e o tipo, original ou retificadora, e escolhe entre situação normal e situação especial. O ano corrente só fica disponível para situação especial.
4. Informe a inatividade, se for o caso
Quando a receita declarada é zero em todos os períodos do ano, o sistema abre a opção de informar a inatividade. O manual é explícito: mesmo inativa ou com atividades suspensas, a empresa continua obrigada a entregar.
5. Preencha as informações de toda a ME ou EPP
Este bloco olha para a empresa inteira, matriz e filiais somadas. É onde a maioria dos erros nasce, porque os números vêm da contabilidade e não do sistema de apuração:
- Ganhos de capital do período.
- Quantidade de empregados no início e no fim do ano.
- Lucro contábil apurado, quando há escrituração contábil e lucro acima do limite de isenção.
- Receita de exportação direta e por comercial exportadora, com CNPJ e valores.
- Ganhos líquidos em aplicações de renda fixa e variável.
- Doações a campanha eleitoral, quando houver.
6. Declare a identificação e os rendimentos dos sócios
Aqui entram CPF e nome de cada sócio, o percentual de participação no capital social no último dia do período, que somado precisa fechar 100%, e a separação entre dois tipos de rendimento. Os isentos são os lucros efetivamente pagos ao sócio. Os tributáveis são pró-labore, aluguéis e serviços prestados, com o imposto de renda retido na fonte informado à parte.
7. Preencha as informações por estabelecimento
Cada estabelecimento tem a sua própria ficha: estoque inicial e final do Livro de Registro de Inventário, saldo em caixa e bancos no primeiro e no último dia do ano, aquisições e importações, transferências, devoluções, total de entradas, total de despesas e entradas interestaduais por unidade da federação.
8. Transmita e guarde o recibo
Depois da conferência, você aciona a transmissão. O sistema verifica pendências, envia a declaração e permite gravar o recibo de entrega. Guarde esse recibo: ele comprova a entrega e é o ponto de partida de qualquer retificação futura.
Exemplo: o limite do lucro isento que a DEFIS revela
Este é o campo que mais gera correção depois, e é também o que separa uma declaração burocrática de um trabalho contábil de verdade. O artigo 14 da Lei Complementar nº 123/2006 considera isentos de imposto de renda os valores efetivamente pagos ou distribuídos ao sócio, exceto pró-labore, aluguéis e serviços prestados.
O parágrafo 1º desse artigo limita a isenção. O teto é o resultado da aplicação dos percentuais do artigo 15 da Lei nº 9.249/1995 sobre a receita bruta anual, subtraído o valor devido no Simples Nacional no período. Para serviços em geral esse percentual é de 32%, e para comércio e indústria, 8%. A lógica desses percentuais está na base de 16% do Lucro Presumido.
Cenário 1: sem escrituração contábil
Uma empresa de serviços no Anexo III faturou R$ 600.000,00 no ano. Pela tabela vigente, a receita cai na terceira faixa, com alíquota nominal de 13,50% e parcela a deduzir de R$ 17.640,00.
- Alíquota efetiva: 600.000,00 vezes 13,50%, menos 17.640,00, dividido por 600.000,00, igual a 10,56%.
- Simples Nacional devido no ano: R$ 63.360,00.
- Teto do lucro isento: 32% de R$ 600.000,00, igual a R$ 192.000,00, menos R$ 63.360,00, igual a R$ 128.640,00.
Se o sócio retirou R$ 160.000,00 de lucro nesse ano, R$ 31.360,00 ficaram acima do teto. Esse excedente perde a isenção e vira rendimento tributável na pessoa física.
Cenário 2: com escrituração contábil
O parágrafo 2º do artigo 14 afasta o limite quando a pessoa jurídica mantém escrituração contábil e evidencia lucro superior. Se a contabilidade apurar lucro de R$ 175.000,00 no exercício, os R$ 160.000,00 distribuídos ficam isentos por inteiro, e é esse lucro que vai para o campo específico da DEFIS, pelo mesmo mecanismo da escrituração contábil no Lucro Presumido.
Os valores acima são ilustrativos e servem para mostrar a mecânica. O resultado real depende do faturamento mês a mês, do anexo aplicável, do pró-labore praticado e da existência de escrituração contábil regular.
Entregar a DEFIS zerada sempre resolve?
Não necessariamente, e essa é uma das armadilhas mais comuns. Marcar inatividade quando a empresa não estava inativa é informação incorreta, e informação incorreta tem penalidade própria de R$ 100,00 por grupo de dez ocorrências.
A empresa que não faturou, mas pagou aluguel, movimentou conta bancária ou registrou qualquer mutação patrimonial, não se enquadra no conceito legal de inatividade. Ela declara normalmente, com os campos econômicos preenchidos e a receita zerada.
- Faturamento zero no ano: pode existir movimentação patrimonial mesmo assim.
- Conta bancária com entradas e saídas: descaracteriza a inatividade.
- Despesas pagas no período: entram no total de despesas.
- Estoque que mudou de valor no ano: é mutação patrimonial.
- Empresa parada com CNPJ ativo: continua obrigada a declarar.
Se a sua empresa está nessa zona cinzenta, revise a situação cadastral e fiscal antes de transmitir. O roteiro dessa revisão está no guia de regularização de CNPJ.
A DEFIS se prepara durante o ano, não em março
A DEFIS pede estoque inicial e final, saldo de caixa e bancos em duas datas, total de despesas, aquisições, transferências e devoluções. Nenhum desses números sai da apuração mensal: eles vêm da contabilidade. Quem só olha para a obrigação em março descobre em março que os dados não existem.
O que uma contabilidade consultiva acompanha ao longo do ano:
- Conciliação bancária mensal, para que os saldos de abertura e fechamento sejam reais.
- Controle de inventário, para sustentar estoque inicial e final.
- Registro das despesas por competência, e não apenas dos pagamentos.
- Separação entre pró-labore e distribuição de lucros, mês a mês.
- Cálculo contínuo do teto de lucro isento.
- Guarda dos recibos e das apurações transmitidas.
Errou no preenchimento? Como retificar a DEFIS
A DEFIS pode ser retificada independentemente de autorização prévia da administração tributária, e a retificadora tem a mesma natureza da original. O manual cita o parágrafo único do artigo 138 do Código Tributário Nacional, que trata da denúncia espontânea: corrigir por iniciativa própria, antes de qualquer procedimento fiscal, é diferente de corrigir depois de intimado.
O caminho é o mesmo da entrega original: você acessa o menu, seleciona o ano e o sistema oferece a opção de retificar. Se a correção envolver valores de apuração, o ajuste é feito no PGDAS-D e depois refletido aqui.
Quando vale retificar depende do tipo de erro. Um percentual de participação societária digitado errado é correção cadastral. Um lucro isento declarado acima do teto legal tem reflexo na declaração de imposto de renda do sócio e merece análise antes do envio.
Como saber se a sua DEFIS foi entregue errada
Alguns sinais aparecem antes de qualquer intimação. Se dois ou mais itens da lista descrevem a sua empresa, vale revisar as últimas entregas:
- Você não tem o recibo de entrega guardado de nenhum ano.
- A empresa foi marcada como inativa em um ano com movimentação bancária.
- O estoque inicial de um ano não bate com o estoque final do anterior.
- O total de despesas informado foi arredondado ou estimado.
- A soma dos percentuais de participação dos sócios não fecha 100%.
- O lucro distribuído passou do teto de isenção sem escrituração contábil.
- O pró-labore foi lançado como rendimento isento.
- A apuração de março travou pedindo a declaração do ano anterior.
O último item é o mais objetivo de todos. Se o sistema barrou a apuração de março, a DEFIS do ano anterior não foi transmitida, e o relógio da multa corre desde 1º de abril de 2026.
Organize a DEFIS da sua empresa com a Contabileasy
Recapitulando: a entrega vai até 31 de março, o atraso tem multa desde 1º de abril de 2026, com piso de R$ 200,00 e redução à metade na entrega espontânea, e o campo mais sensível é o do lucro distribuído isento.
A Contabileasy trata essa obrigação como parte da rotina do ano:
- Conciliação e fechamento mensais, para que os números já existam em janeiro.
- Teto de lucro isento acompanhado ao longo do ano, com a decisão sobre escrituração contábil tomada a tempo.
- Revisão das apurações do PGDAS-D antes da transmissão, para evitar o bloqueio de março.
A sua empresa entregou a DEFIS do ano passado e guardou o recibo? Se a resposta for não, o próximo passo é uma simulação personalizada, que compara o lucro distribuído com o teto de isenção e estima o custo de regularizar agora, dentro da lei. Fale com a nossa equipe pelo WhatsApp da Contabileasy ou conheça os serviços na página da Contabileasy. Dois negócios com o mesmo faturamento podem ter respostas diferentes. Não decida no escuro: simule.
Perguntas frequentes sobre a DEFIS
O que é a DEFIS e para que ela serve?
A DEFIS é a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais, obrigação anual das empresas optantes pelo Simples Nacional prevista no artigo 25 da Lei Complementar nº 123/2006. Ela informa dados como sócios, rendimentos pagos, número de empregados, estoques, despesas e saldos bancários do ano anterior. Não calcula imposto: essa função é do PGDAS-D, a apuração mensal.
Qual é o prazo de entrega da DEFIS?
Até as 23h59 do dia 31 de março do ano-calendário seguinte ao dos fatos geradores, conforme a Resolução CGSN nº 140/2018, artigo 72, parágrafo 1º. A declaração referente a 2025 venceu em 31 de março de 2026. Em situação especial, como extinção ou incorporação, o prazo é o último dia do mês seguinte ao evento.
Existe multa por entregar em atraso?
Sim, desde 1º de abril de 2026. A Resolução CGSN nº 183/2025, que regulamentou a Lei Complementar nº 214/2025, fixou multa de 2% ao mês-calendário ou fração sobre os tributos informados na DEFIS, com piso de R$ 200,00, e mais R$ 100,00 para cada grupo de dez informações incorretas ou omitidas na declaração.
Empresa sem faturamento precisa declarar?
Sim. Mesmo inativa ou com suspensão temporária de atividades, a empresa continua obrigada a entregar a declaração. Inatividade tem definição legal restrita, prevista no artigo 25 da Lei Complementar nº 123/2006: nenhuma mutação patrimonial e nenhuma atividade operacional durante todo o ano-calendário. Faturamento zero com movimentação bancária ou despesas pagas no período não configura inatividade.
O que acontece se eu simplesmente não entregar?
Além da multa, as apurações do PGDAS-D dos períodos a partir de março ficam condicionadas à entrega da DEFIS do ano anterior. Na prática o sistema não deixa apurar, a guia não é gerada e o tributo do mês vence em atraso, acumulando encargos próprios além da penalidade da declaração anual.
Dá para retificar a DEFIS depois de transmitida?
Sim, independentemente de autorização prévia da administração tributária, e a retificadora tem a mesma natureza da declaração original. É preciso ter o recibo de entrega em mãos. Corrigir por iniciativa própria, antes de qualquer procedimento de ofício, reduz a multa à metade pela regra do artigo 38 da Lei Complementar nº 123/2006.
Como a declaração afeta o lucro que eu retiro da empresa?
Ela informa quanto foi pago ao sócio como rendimento isento e quanto foi pago como pró-labore, aluguel ou serviço prestado. A isenção do lucro é limitada ao percentual de presunção sobre a receita bruta menos o Simples Nacional devido, salvo se houver escrituração contábil evidenciando lucro superior a esse limite.
