A escrituração contábil no Simples Nacional é o registro completo das operações da empresa em livro Diário, com balanço anual. O regime não a exige para fins fiscais, porque o livro-caixa basta, mas o Código Civil a exige da sociedade empresária, e só ela permite distribuir lucro isento acima do teto da presunção.
Muita empresa pequena trata a contabilidade como algo que o Simples dispensou. A confusão tem origem: o regime unificou os impostos e simplificou as declarações, mas não mexeu na lei comercial nem na regra que limita o lucro que o sócio recebe sem Imposto de Renda.
O efeito aparece na hora de retirar dinheiro. Sem escrituração contábil no Simples Nacional, a parte do lucro que passa do teto vira rendimento tributável na declaração do sócio. Este guia mostra quando a obrigação existe, como calcular o teto mensal e anual e o que muda, em reais, com a escrituração contábil no Simples Nacional.
O que é a escrituração contábil no Simples Nacional?
Escriturar é registrar, dia a dia e com base em documento, tudo o que entra e sai do patrimônio da empresa: vendas, compras, folha, empréstimos, aportes e retiradas dos sócios. O resultado são três peças que conversam entre si:
- livro Diário, com cada lançamento em ordem cronológica;
- livro Razão, que agrupa os lançamentos por conta (caixa, bancos, clientes, fornecedores);
- balanço patrimonial e demonstração do resultado, levantados ao fim de cada exercício.
Na prática, a escrituração contábil no Simples Nacional usa o regime de competência: a receita entra no mês em que o serviço foi prestado, e a despesa, no mês em que foi incorrida, e não apenas quando o dinheiro circula. É isso que permite apurar o lucro de verdade, e não uma estimativa.
Cada lançamento parte de um documento: nota fiscal emitida ou recebida, extrato bancário, contrato de empréstimo, recibo de pró-labore, ata que aprova a distribuição de lucro. Sem documento, o lançamento não se sustenta. Por isso a contabilidade só vale como prova quando acompanha o mês em que os fatos aconteceram, e não quando é montada no fim do ano a partir do extrato.
Por que ela não é a mesma coisa que o livro-caixa
O livro-caixa registra só a movimentação financeira e bancária. Ele atende ao artigo 26, parágrafo 2º, da Lei Complementar nº 123/2006 e evita a exclusão do regime, como explicamos no guia do livro-caixa no Simples Nacional. Mas ele não mostra patrimônio, dívidas nem lucro por competência, e por isso não serve para provar lucro acima da presunção.
A escrituração contábil no Simples Nacional é obrigatória?
Depende de qual lei você está olhando e de como a empresa está constituída. São três camadas, e elas não se anulam.
O que diz a legislação do Simples
Para o Fisco, o livro exigido é o Caixa. O artigo 63, parágrafo 3º, da Resolução CGSN nº 140/2018 diz que a apresentação da escrituração contábil, em especial do Diário e do Razão, dispensa a apresentação do Livro Caixa. O artigo 27 da Lei Complementar nº 123/2006 e o artigo 71 da mesma resolução permitem uma contabilidade simplificada, desde que observe o Código Civil e as Normas Brasileiras de Contabilidade do Conselho Federal de Contabilidade.
O que diz o Código Civil
O artigo 1.179 do Código Civil obriga o empresário e a sociedade empresária a seguir um sistema de contabilidade e a levantar todo ano o balanço patrimonial e o de resultado econômico. O artigo 1.180 torna o Diário indispensável, e o artigo 1.184, parágrafo 2º, exige que o balanço seja assinado por técnico em Ciências Contábeis. O Simples muda a forma de pagar tributo, e não afasta a escrituração contábil no Simples Nacional exigida pela lei comercial.
A sociedade simples, comum entre profissionais liberais, também não fica livre: o artigo 1.020 obriga os administradores a apresentar aos sócios, todo ano, o inventário, o balanço patrimonial e o de resultado. Na limitada, o artigo 1.078 manda a assembleia anual deliberar sobre esse balanço em até quatro meses após o fim do exercício.
Quem fica dispensado da escrituração contábil no Simples Nacional
A dispensa do parágrafo 2º do artigo 1.179 vale para o pequeno empresário. O parágrafo único do artigo 71 da Resolução CGSN nº 140/2018 a limita ao empresário individual com receita bruta anual de até R$ 81.000,00. Qualquer sociedade, ou empresário individual acima desse valor, está fora da dispensa. Na dúvida sobre a natureza da sociedade, o contrato social e o órgão de registro, Junta Comercial ou cartório, mostram qual regra se aplica.
A empresa do Simples precisa entregar a ECD?
Em regra, não. A Escrituração Contábil Digital é a versão transmitida ao Sped dos livros contábeis, e o artigo 3º, parágrafo 1º, inciso I, da Instrução Normativa RFB nº 2.003/2021 dispensa dela as optantes pelo Simples Nacional, conforme a página oficial da ECD no Sped.
A exceção está no parágrafo 2º do mesmo artigo: a dispensa não vale para a microempresa ou empresa de pequeno porte que recebeu aporte de investidor-anjo, na forma dos artigos 61-A a 61-D da Lei Complementar nº 123/2006. O artigo 63, parágrafo 4º, da Resolução CGSN nº 140/2018 repete a regra: essa empresa mantém ECD, entregue até o último dia útil de junho do ano seguinte.
Estar dispensada da ECD não significa estar dispensada da escrituração contábil no Simples Nacional. O parágrafo 6º do artigo 3º da mesma instrução permite entregar a ECD de forma facultativa, inclusive para atender ao artigo 1.179 do Código Civil. Quem mantém a escrituração contábil no Simples Nacional em sistema pode transmitir os livros e ter um registro oficial deles. Sem investidor-anjo, transmitir é uma escolha de conveniência, não uma obrigação.
Quanto lucro isento dá para distribuir sem escrituração contábil no Simples Nacional?
O artigo 14 da Lei Complementar nº 123/2006 isenta de Imposto de Renda os valores pagos ao sócio, exceto os que correspondem a pró-labore, aluguel ou serviço prestado. O parágrafo 1º limita essa isenção a um percentual da receita bruta, mensal ou anual, conforme o artigo 15 da Lei nº 9.249/1995:
- 8% para comércio e indústria;
- 16% para transporte de passageiros;
- 32% para prestação de serviços em geral, intermediação de negócios e locação de bens.
Com atividades diversificadas, aplica-se o percentual de cada uma, pelo parágrafo 2º do mesmo artigo 15. A conta existe em duas versões: a mensal, sobre a receita do mês, orienta as retiradas feitas ao longo do ano; a anual, sobre a receita do ano, é a que vale na declaração de ajuste do sócio.
O parágrafo 2º afasta esse limite quando a empresa mantém escrituração contábil no Simples Nacional e ela evidencia lucro maior. Sem a contabilidade, vale o teto. Com ela, vale o lucro apurado.
O que se subtrai do teto: só o IRPJ ou o DAS inteiro?
Aqui está o detalhe que quase ninguém mostra. A lei diz que do percentual se subtrai o valor devido no Simples no período. O artigo 145, parágrafo 1º, da Resolução CGSN nº 140/2018, que regulamenta a mesma regra, é mais preciso: subtrai-se o valor devido no Simples relativo ao IRPJ, ou seja, só a fatia de Imposto de Renda do DAS.
Parte do mercado aplica a leitura literal da lei e desconta o DAS inteiro, o que dá um teto bem menor e mais conservador. A resposta depende do grau de risco que o sócio aceita correr, e a diferença entre as duas contas costuma ser grande, como mostra o exemplo a seguir.
Exemplo de escrituração contábil no Simples Nacional na distribuição de lucro
Uma escola de idiomas no Anexo III fatura R$ 50.000,00 por mês, com receita estável há mais de um ano. A receita bruta de 12 meses é de R$ 600.000,00, na 3ª faixa: alíquota nominal de 13,50% e parcela a deduzir de R$ 17.640,00. A alíquota efetiva é de 10,56%, e o DAS do ano soma R$ 63.360,00. Pela tabela de repartição do Anexo III, 4,00% do DAS é IRPJ: R$ 2.534,40.
Escolas de línguas estrangeiras estão no Anexo III direto, pelo artigo 18, parágrafo 5º-B, inciso I, da lei do Simples, sem depender do Fator R. A presunção é a de serviços em geral, 32%.
Cenário 1: sem escrituração contábil
| Conta | Leitura da Res. CGSN 140 | Leitura literal da LC 123 |
|---|---|---|
| Presunção de 32% sobre R$ 600.000,00 | R$ 192.000,00 | R$ 192.000,00 |
| O que se subtrai | IRPJ do DAS: R$ 2.534,40 | DAS inteiro: R$ 63.360,00 |
| Teto anual do lucro isento | R$ 189.465,60 | R$ 128.640,00 |
| Teto mensal (R$ 50.000,00 de receita) | R$ 15.788,80 | R$ 10.720,00 |
Se o lucro de verdade do ano foi de R$ 240.000,00 e os sócios retiraram tudo, sobram R$ 50.534,40 acima do teto pela leitura da resolução, ou R$ 111.360,00 pela leitura literal. Esse excedente perde a isenção e entra como rendimento tributável na declaração de cada sócio, pela tabela progressiva do IRPF.
Na retirada mensal, a lógica é a mesma. Sobre R$ 50.000,00 de receita, 32% são R$ 16.000,00. Menos o IRPJ do mês, de R$ 211,20, o teto fica em R$ 15.788,80. Menos o DAS inteiro do mês, de R$ 5.280,00, cai para R$ 10.720,00.
Cenário 2: com escrituração contábil
Com a escrituração contábil no Simples Nacional em dia, o Diário, o Razão e a demonstração do resultado evidenciam os R$ 240.000,00. O limite do parágrafo 1º deixa de valer, e o lucro inteiro pode ser distribuído com isenção, desde que a distribuição esteja registrada e o valor não passe do lucro apurado.
A diferença vai de R$ 50.534,40 a R$ 111.360,00 de rendimento que deixa de ser tributado, conforme a leitura adotada sem contabilidade. O exemplo mostra a mecânica e não substitui a análise da sua empresa. É a mesma lógica da escrituração contábil no Lucro Presumido, com a diferença de que, no Simples, o teto sai do DAS.
Contabilidade completa sempre compensa?
Não necessariamente para a isenção. Se o lucro de verdade fica abaixo do teto da presunção, a contabilidade não aumenta o valor isento. Uma empresa com margem baixa, ou que reinveste quase tudo, pode nunca bater no limite.
Mesmo assim, a escrituração contábil no Simples Nacional costuma se pagar por outros caminhos. Antes de decidir, pese:
- o cumprimento do Código Civil, que vale para a sociedade independentemente do regime;
- a prova do lucro distribuído em anos de margem alta, que podem vir depois;
- a separação entre pró-labore e lucro, com o INSS de 11% só sobre o primeiro;
- o crédito bancário, que costuma pedir balanço e demonstração do resultado;
- a defesa em fiscalização, com patrimônio e origem de recursos documentados;
- a entrada de novo sócio ou investidor, que exige conhecer o patrimônio líquido;
- o custo mensal do serviço contábil, que deve caber na margem da empresa.
O melhor desenho não é o que distribui mais no papel, e sim o que o sócio consegue sustentar em uma fiscalização. Nosso guia de distribuição de lucros isentos aprofunda a retirada e o guia do pró-labore mostra como definir a parte que paga INSS.
Um cuidado vale para qualquer desenho: a distribuição isenta pressupõe lucro apurado. Retirar mais do que a empresa lucrou não vira lucro isento por estar dentro do teto; vira adiantamento ou devolução de capital, com outro tratamento. A contabilidade é o que separa uma coisa da outra.
Onde mais a escrituração contábil no Simples Nacional pesa: licitação e sócios
Quem vende para o governo sente a falta da contabilidade primeiro. O artigo 69, inciso I, da Lei nº 14.133/2021 restringe a habilitação econômico-financeira ao balanço patrimonial, à demonstração do resultado e às demais demonstrações contábeis dos 2 últimos exercícios. Pelo parágrafo 6º, a empresa com menos de 2 anos apresenta só o último.
Sem balanço levantado a partir de escrituração, não há o que apresentar, e a empresa perde a disputa antes da proposta de preço. Refazer dois exercícios às pressas custa mais do que manter a contabilidade no ritmo do mês. O mesmo raciocínio vale para contratos privados maiores, em que o cliente pede demonstrações para avaliar o fornecedor.
Entre sócios, a escrituração contábil no Simples Nacional também resolve conflitos. O artigo 1.021 do Código Civil permite ao sócio da sociedade simples examinar livros e caixa a qualquer tempo, e o balanço anual é a base para distribuir lucro na proporção certa, apurar haveres de quem sai e negociar a entrada de um sócio novo.
Por quanto tempo guardar os livros
Os livros contábeis e os documentos que os sustentam ficam guardados enquanto não correr a decadência e a prescrição dos atos neles registrados. É o que dizem o artigo 1.194 do Código Civil e o artigo 66 da Resolução CGSN nº 140/2018. Na prática, o prazo conta a partir de cada exercício, e o arquivo digital resolve a guarda.
Como saber se a empresa distribui lucro no escuro?
Alguns sinais indicam que falta escrituração contábil no Simples Nacional, ou que ela existe só no nome:
- os sócios retiram por mês mais do que o teto calculado sobre a receita daquele mês;
- ninguém sabe dizer o lucro do ano passado, só o faturamento;
- as retiradas não têm recibo nem ata que aprove a distribuição;
- o pró-labore é simbólico e todo o resto sai como lucro;
- o balanço aparece só quando o banco ou a licitação pede;
- o contador entrega o DAS, mas nunca apresentou demonstração do resultado;
- empréstimos entre o sócio e a empresa não têm contrato;
- a conta bancária da empresa paga despesas pessoais dos sócios.
O acompanhamento precisa ser mensal. O teto do parágrafo 1º tem versão mensal e anual, e conferir mês a mês evita descobrir o excesso só na declaração, quando a retirada já foi feita. Quem vai optar pelo regime em 2027 pode organizar isso desde o início, junto com a opção pelo Simples Nacional.
Escrituração contábil no Simples Nacional com a Contabileasy
A Contabileasy faz a contabilidade completa de empresas do Simples, com Diário, Razão, balanço e demonstração do resultado, e calcula todo mês quanto cada sócio pode retirar com isenção. Antes de mudar a rotina, fazemos uma simulação personalizada com o faturamento e as retiradas reais da empresa. Fale com a Contabileasy pelo WhatsApp ou conheça a Contabileasy.
Perguntas frequentes sobre escrituração contábil no Simples Nacional
A escrituração contábil no Simples Nacional é obrigatória?
Para o Fisco, o livro exigido é o Caixa, e a contabilidade completa o substitui. Para a lei comercial, o artigo 1.179 do Código Civil exige contabilidade e balanço anual da sociedade empresária, e o artigo 1.020 exige balanço dos administradores da sociedade simples. A dispensa vale só para o empresário individual com receita anual de até R$ 81.000,00.
Quanto posso distribuir de lucro isento sem contabilidade?
O teto é o percentual de presunção do artigo 15 da Lei nº 9.249/1995 sobre a receita, 32% para serviços em geral, menos o que se paga no Simples. A Resolução CGSN nº 140/2018, no artigo 145, desconta só a parcela de IRPJ do DAS. A leitura literal da lei desconta o DAS inteiro e gera um teto menor.
A escrituração contábil no Simples Nacional obriga a entregar ECD?
Não. A Instrução Normativa RFB nº 2.003/2021 dispensa da ECD as optantes pelo Simples Nacional. A exceção é a empresa que recebeu aporte de investidor-anjo, obrigada à ECD pelo artigo 63, parágrafo 4º, da Resolução CGSN nº 140/2018. As demais podem entregar a ECD de forma facultativa para dar registro oficial à escrituração contábil no Simples Nacional.
A escrituração contábil no Simples Nacional substitui o livro-caixa?
Substitui. O artigo 63, parágrafo 3º, da Resolução CGSN nº 140/2018 diz que a apresentação da escrituração contábil, em especial do Diário e do Razão, dispensa a apresentação do Livro Caixa. A empresa não precisa manter dois controles: a escrituração contábil no Simples Nacional já registra toda a movimentação financeira e bancária.
O que acontece se eu distribuir acima do teto sem contabilidade?
O valor que passa do teto perde a isenção do artigo 14 da Lei Complementar nº 123/2006 e deve ser declarado como rendimento tributável na declaração do sócio, pela tabela progressiva do IRPF. A conta vale tanto para o teto mensal, sobre a receita do mês, quanto para o anual, sobre a receita do ano.
Dá para montar a escrituração contábil no Simples Nacional depois, só para justificar a retirada?
Dá para regularizar livros atrasados, mas a contabilidade feita às pressas, sem documentos do período, tem pouco valor como prova. A escrituração contábil no Simples Nacional precisa refletir a documentação de cada mês. O caminho seguro é manter os lançamentos em dia e aprovar a distribuição com base no lucro já apurado.
A escrituração contábil no Simples Nacional serve para participar de licitação?
Serve e costuma ser indispensável. O artigo 69 da Lei nº 14.133/2021 pede balanço patrimonial, demonstração do resultado e demais demonstrações dos 2 últimos exercícios. Sem a escrituração contábil no Simples Nacional, a empresa não tem de onde tirar essas peças. Com menos de 2 anos de existência, basta o último exercício.
Antes de decidir entre livro-caixa e escrituração contábil no Simples Nacional, compare o teto isento com o lucro real e as retiradas previstas numa simulação personalizada com os números da sua empresa.
