O livro-caixa no Simples Nacional é a obrigação da microempresa e da empresa de pequeno porte optantes de registrar, em ordem cronológica, toda a movimentação financeira e bancária. A Lei Complementar nº 123/2006 o exige no artigo 26, e só a escrituração contábil completa dispensa a sua apresentação. Sem ele, a empresa pode ser excluída do regime.
Na prática, o problema do livro-caixa no Simples Nacional raramente é falta de vontade de cumprir. É o livro montado às pressas no fim do ano, só com as notas emitidas, sem os extratos bancários, sem o dinheiro que o sócio colocou e sem as retiradas. Esse livro existe, mas não permite identificar a movimentação financeira, e a lei trata as duas situações da mesma forma.
Este guia mostra quem precisa manter o livro-caixa no Simples Nacional, o que registrar, quando a contabilidade completa substitui o livro, por quanto tempo guardar e o que muda em 2027. Cada regra vem com o artigo correspondente, para você conferir na fonte.
O que é o livro-caixa no Simples Nacional?
É o registro de toda a movimentação de dinheiro da empresa, lançamento por lançamento. O parágrafo 2º do artigo 26 da Lei Complementar nº 123/2006 determina que as microempresas e as empresas de pequeno porte optantes, além de emitir documento fiscal e guardar os comprovantes, mantenham “o livro-caixa em que será escriturada sua movimentação financeira e bancária”.
A Resolução CGSN nº 140/2018, que regulamenta o regime, repete a exigência no artigo 63, inciso I, e acrescenta duas formalidades no parágrafo 7º: o livro precisa ter termos de abertura e de encerramento, assinados pelo representante legal e pelo contador habilitado, se houver um na localidade, e precisa ser escriturado por estabelecimento. Quem tem filial mantém um livro para cada unidade.
Livro-caixa da empresa não é o do profissional autônomo
O nome confunde. O livro-caixa usado na declaração da pessoa física, como no caso do livro-caixa do médico autônomo, serve para deduzir despesas no Imposto de Renda. O da empresa do Simples não reduz tributo nenhum: ele prova de onde veio e para onde foi o dinheiro da pessoa jurídica.
O que o livro-caixa no Simples Nacional não substitui
- a nota fiscal de cada venda ou serviço;
- a apuração mensal no PGDAS-D e o pagamento do DAS;
- a guarda dos documentos que sustentam cada lançamento;
- os livros fiscais próprios de quem recolhe ICMS ou ISS.
Quem precisa manter o livro-caixa no Simples Nacional?
Toda microempresa e empresa de pequeno porte optante, sem distinção de atividade ou de faturamento. A exigência vale para a empresa de serviços com um único sócio e para o comércio com vários funcionários. O que muda de uma empresa para outra são as hipóteses de dispensa e os livros que se somam a ele.
| Situação da empresa | O que ela mantém | Base legal |
|---|---|---|
| Optante sem contabilidade completa | Livro Caixa com toda a movimentação financeira e bancária | LC 123, art. 26, § 2º; Res. CGSN 140, art. 63, I |
| Optante com escrituração contábil | Diário e Razão, que dispensam a apresentação do Livro Caixa | Res. CGSN 140, art. 63, § 3º |
| Optante que recebeu aporte de investidor-anjo | Escrituração Contábil Digital (ECD), sem Livro Caixa | Res. CGSN 140, art. 63, § 4º |
| Contribuinte do ICMS | Registro de Inventário e Registro de Entradas | Res. CGSN 140, art. 63, II e III |
| Contribuinte do ISS | Registro dos Serviços Prestados | Res. CGSN 140, art. 63, IV |
Quando a contabilidade completa substitui o livro
O parágrafo 3º do artigo 63 da Resolução CGSN nº 140/2018 diz que a apresentação da escrituração contábil, em especial do Livro Diário e do Livro Razão, dispensa a apresentação do Livro Caixa. A empresa que já faz contabilidade completa não precisa de um segundo controle só para cumprir o livro-caixa no Simples Nacional.
Os outros livros dependem da atividade
Os demais livros do artigo 63 dependem do que a empresa faz. Quem recolhe ICMS mantém o Registro de Inventário e o de Entradas; quem presta serviço sujeito ao ISS, o Registro dos Serviços Prestados. O parágrafo 1º permite que o estado ou o município dispense esses livros, no todo ou em parte, e por isso a lista final depende também do endereço do estabelecimento. A regulamentação completa fica no Portal do Simples Nacional.
Como fazer o livro-caixa no Simples Nacional
A Resolução CGSN nº 140/2018 não traz um modelo de Livro Caixa, mas fixa o conteúdo: toda a movimentação financeira e bancária. Isso significa um lançamento para cada entrada e cada saída de dinheiro, em ordem cronológica, com saldo que feche com o extrato da conta da empresa no fim do mês.
O que registrar em cada lançamento
- a data em que o dinheiro entrou ou saiu;
- um histórico que diga o que aconteceu, como o recebimento de uma nota ou o aluguel do mês;
- o número do documento que comprova o lançamento;
- o valor da entrada ou da saída;
- o saldo depois do lançamento;
- a conta de origem ou de destino, quando houver mais de uma conta bancária.
A movimentação bancária também entra
A lei fala em movimentação financeira e bancária, e o artigo 29 da Lei Complementar nº 123/2006 repete a expressão ao tratar da exclusão. Um livro-caixa no Simples Nacional feito só com o dinheiro em espécie, ou só com as notas emitidas, não cumpre a exigência. O caminho seguro é conciliar o livro com os extratos todo mês: tarifas, rendimentos, estornos e transferências entre contas também são lançamentos.
Aportes, empréstimos e retiradas do sócio
É onde a maioria dos livros falha. O dinheiro que o sócio coloca na empresa, como capital ou como empréstimo, precisa aparecer como entrada, com o documento que o sustenta. Da mesma forma, o pró-labore e o INSS do sócio e a distribuição de lucros são saídas com natureza própria e não podem ficar misturados com as despesas da operação.
Termos de abertura, encerramento e assinatura
Pelo parágrafo 7º do artigo 63, o livro tem termo de abertura no início e termo de encerramento no fim do período, com assinatura do representante legal e do contador habilitado. Uma planilha sem esses termos não tem a forma que a resolução pede para o livro-caixa no Simples Nacional.
O que acontece sem o livro-caixa no Simples Nacional?
O inciso VIII do artigo 29 da Lei Complementar nº 123/2006 prevê a exclusão de ofício do Simples Nacional quando houver falta de escrituração do livro-caixa ou quando ele não permitir identificar a movimentação financeira, inclusive bancária. A Resolução CGSN nº 140/2018 repete a regra no artigo 84, inciso IV, alínea g.
Efeito no próprio mês e 3 anos fora do regime
Pelo parágrafo 1º do artigo 29, a exclusão produz efeitos a partir do próprio mês em que a falha ocorreu e impede nova opção pelos 3 anos-calendário seguintes. Se houver fraude para reduzir tributo, o parágrafo 2º eleva esse prazo para 10 anos. Durante o impedimento, a empresa apura os tributos em outro regime, e só depois volta a pedir a opção pelo Simples Nacional.
Os indicadores de 20% e 80% que o livro-caixa no Simples Nacional revela
O mesmo artigo 29 traz outras hipóteses de exclusão que saem direto do caixa ou dependem dele:
- negar, sem justificativa, a exibição de livros e documentos obrigatórios (inciso II);
- despesas pagas no ano superiores em 20% aos ingressos de recursos (inciso IX);
- compras de mercadorias para revenda ou industrialização acima de 80% dos ingressos, ressalvado o aumento justificado de estoque (inciso X).
As regras dos incisos IX e X não valem para o ano de início de atividade. Além disso, o artigo 34 aplica às empresas do Simples todas as presunções de omissão de receita da legislação dos tributos do regime. Um caixa que mostra mais saída do que entrada, sem explicar a diferença, é o ponto que o livro precisa esclarecer antes de qualquer fiscalização.
Exemplo simples de livro-caixa no Simples Nacional
Os números abaixo são ilustrativos e mostram por que o livro precisa registrar a origem de todo o dinheiro, e não só as vendas.
Cenário 1: o livro registra só o faturamento
Uma empresa de serviços, no terceiro ano de atividade, recebeu R$ 400.000,00 de clientes em 2026 e pagou R$ 490.000,00 de despesas no mesmo ano. A diferença foi coberta por R$ 100.000,00 que o sócio emprestou à empresa em junho, mas o empréstimo não foi lançado.
No livro, as despesas pagas representam 122,5% dos ingressos, ou seja, superam as entradas em 22,5%. É acima do limite de 20% do inciso IX do artigo 29, e o livro não mostra de onde saíram os R$ 90.000,00 que faltam.
Cenário 2: o mesmo livro com o empréstimo lançado
Com o empréstimo registrado como entrada, apoiado em contrato e na transferência bancária, os ingressos do ano somam R$ 500.000,00. As mesmas despesas de R$ 490.000,00 passam a representar 98% dos ingressos, e o livro, que começou o ano com saldo zero, fecha com R$ 10.000,00.
| Item | Cenário 1 | Cenário 2 |
|---|---|---|
| Recebimentos de clientes | R$ 400.000,00 | R$ 400.000,00 |
| Empréstimo do sócio lançado | não | R$ 100.000,00 |
| Total de ingressos | R$ 400.000,00 | R$ 500.000,00 |
| Despesas pagas | R$ 490.000,00 | R$ 490.000,00 |
| Despesas sobre ingressos | 122,5% | 98% |
| Acima do limite do art. 29, IX? | sim | não |
O caso real depende da documentação: um empréstimo de sócio sem contrato nem transferência identificada não cumpre o mesmo papel no livro-caixa no Simples Nacional. O exemplo mostra a mecânica e não substitui a análise da sua empresa.
Livro-caixa no Simples Nacional basta ou vale ter contabilidade completa?
Depende do que a empresa quer fazer com o lucro. Para cumprir o artigo 26 e evitar a exclusão, o livro-caixa no Simples Nacional é suficiente. Para distribuir lucro isento acima de um teto, ou para atender à lei comercial, ele não basta.
O teto do lucro isento sem contabilidade
O artigo 14 da Lei Complementar nº 123/2006 isenta de Imposto de Renda o lucro pago ao sócio, salvo o que corresponder a pró-labore, aluguéis ou serviços prestados. Sem escrituração contábil, o parágrafo 1º limita a isenção ao percentual do artigo 15 da Lei nº 9.249/1995 sobre a receita bruta, menos o valor devido no Simples. Para serviços em geral, esse percentual é de 32%.
Uma empresa de serviços no Anexo III, com receita estável de R$ 40.000,00 por mês há mais de um ano, fatura R$ 480.000,00 no ano. Na 3ª faixa, com alíquota nominal de 13,50% e parcela a deduzir de R$ 17.640,00, a alíquota efetiva é de 9,825%, e o Simples devido soma R$ 47.160,00. O teto do lucro isento é 32% de R$ 480.000,00, ou R$ 153.600,00, menos R$ 47.160,00: R$ 106.440,00.
Se o lucro real do ano foi de R$ 180.000,00, os R$ 73.560,00 de diferença só saem isentos com escrituração contábil que evidencie esse lucro, como prevê o parágrafo 2º. É a mesma lógica da escrituração contábil no Lucro Presumido, e é esse lucro contábil que vai para o campo próprio da DEFIS.
Quando a lei comercial pede mais que o livro-caixa no Simples Nacional
O artigo 1.179 do Código Civil obriga a sociedade empresária a seguir um sistema de contabilidade e a levantar todo ano o balanço patrimonial e o de resultado, e o artigo 1.180 torna o livro Diário indispensável. O Simples Nacional muda a forma de pagar tributo, não a lei comercial.
O artigo 27 da Lei Complementar nº 123/2006 permite que a empresa do Simples adote contabilidade simplificada, que também é escrituração contábil e, portanto, também dispensa a apresentação do Livro Caixa.
Por quanto tempo guardar o livro e os comprovantes?
O inciso II do artigo 26 da Lei Complementar nº 123/2006 manda guardar os documentos que fundamentaram a apuração dos tributos enquanto não decorrido o prazo decadencial e não prescritas as ações correspondentes. O parágrafo único do artigo 195 do Código Tributário Nacional diz o mesmo dos livros obrigatórios e dos comprovantes dos lançamentos.
A decadência é de 5 anos pelo artigo 173 do mesmo código, contados, em regra, a partir do primeiro dia do ano seguinte àquele em que o tributo poderia ter sido lançado. A contagem exata depende do tributo e do pagamento, mas o livro-caixa no Simples Nacional de 2026 e os comprovantes dele precisam ser guardados, no mínimo, até o fim de 2031.
- o livro com os termos de abertura e de encerramento;
- extratos bancários de todas as contas da empresa;
- notas fiscais emitidas e recebidas;
- contratos de empréstimo e comprovantes de aporte do sócio;
- recibos de pró-labore e registros da distribuição de lucros.
Se houver fiscalização ou processo em andamento, a guarda se estende até o fim da discussão.
O que muda no livro-caixa no Simples Nacional em 2027?
A Resolução CGSN nº 190/2026, de agosto de 2026 e com efeitos a partir de 1º de janeiro de 2027, reescreveu boa parte da Resolução CGSN nº 140/2018. O artigo 63, que exige o Livro Caixa, não foi alterado: a obrigação continua igual.
Duas mudanças tocam a rotina. A primeira: a receita passa a ser considerada auferida no faturamento, ou seja, na emissão do documento fiscal, inclusive nos valores recebidos adiantadamente, e a resolução revoga os artigos 77 e 78, que tratavam do registro dos valores a receber de quem apura pelo regime de caixa e da consequência de não mantê-lo. A segunda: a DEFIS deixa de ser uma declaração separada, e as informações anuais passam a ser prestadas dentro do PGDAS-D, entre janeiro e março.
Na prática, quem apurava pelo recebimento passa a apurar pela nota emitida, e o livro-caixa no Simples Nacional continua existindo como prova da movimentação financeira, com a mesma exigência de hoje.
Livro-caixa no Simples Nacional com a Contabileasy
Você sabe se o livro da sua empresa fecharia com os extratos hoje? Na Contabileasy, o livro-caixa no Simples Nacional faz parte da rotina mensal, e não da correria de dezembro:
- escrituração mensal conciliada com os extratos, com termos de abertura e encerramento;
- separação clara entre receita, empréstimo, pró-labore e lucro;
- análise de quando migrar para a contabilidade completa e liberar o lucro acima do teto.
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Perguntas frequentes sobre livro-caixa no Simples Nacional
O livro-caixa no Simples Nacional é obrigatório?
Sim. O parágrafo 2º do artigo 26 da Lei Complementar nº 123/2006 obriga as microempresas e as empresas de pequeno porte optantes a manter o livro-caixa com toda a movimentação financeira e bancária. A forma de dispensar a apresentação dele é manter escrituração contábil, como Diário e Razão, conforme o artigo 63, parágrafo 3º, da Resolução CGSN nº 140/2018.
Quem faz contabilidade completa precisa de livro-caixa?
Não precisa apresentar os dois. Pelo parágrafo 3º do artigo 63 da Resolução CGSN nº 140/2018, a escrituração contábil, em especial o Livro Diário e o Livro Razão, dispensa a apresentação do Livro Caixa. Mesmo assim, a contabilidade precisa registrar toda a movimentação bancária, porque é ela que passa a cumprir o papel do livro-caixa no Simples Nacional.
O livro-caixa no Simples Nacional pode ser feito em planilha?
A resolução não impõe modelo nem sistema, mas pede conteúdo e forma: toda a movimentação financeira e bancária, lançada por estabelecimento, com termos de abertura e de encerramento assinados pelo representante legal e pelo contador habilitado. Uma planilha que atenda a isso cumpre a exigência; uma planilha solta, sem termos e sem conciliação, não.
O que acontece se a empresa não tiver o livro-caixa?
O artigo 29, inciso VIII, da Lei Complementar nº 123/2006 prevê a exclusão de ofício quando falta o livro-caixa no Simples Nacional ou quando ele não permite identificar a movimentação financeira. A exclusão vale a partir do mês da falha e impede nova opção por 3 anos-calendário, prazo que sobe para 10 anos em caso de fraude.
Empréstimo do sócio entra no livro-caixa no Simples Nacional?
Entra, como ingresso de recursos, com contrato e transferência bancária que comprovem a origem. Sem esse lançamento, as despesas pagas com o dinheiro do sócio ficam sem cobertura no livro, que pode mostrar despesas superiores em mais de 20% aos ingressos, uma das hipóteses de exclusão do artigo 29, inciso IX, fora do ano de início.
Por quanto tempo guardar o livro-caixa?
Enquanto não terminar o prazo de decadência e de prescrição dos tributos, como exige o artigo 26, inciso II, da Lei Complementar nº 123/2006. A decadência é de 5 anos pelo artigo 173 do Código Tributário Nacional, em regra contados do primeiro dia do ano seguinte. Assim, o livro-caixa no Simples Nacional de 2026 fica guardado, no mínimo, até o fim de 2031.
O livro-caixa no Simples Nacional muda em 2027?
A obrigação continua. A Resolução CGSN nº 190/2026, com efeitos a partir de 2027, não alterou o artigo 63 da Resolução CGSN nº 140/2018. Mudam o reconhecimento da receita, que passa a ser o faturamento, com a emissão do documento fiscal, e a DEFIS, que deixa de ser declaração separada e passa a ser prestada dentro do PGDAS-D.
O livro-caixa parece a obrigação mais simples do regime, e é justamente por isso que costuma ficar para depois. Antes de decidir entre manter só o livro ou migrar para a contabilidade completa, faça uma simulação personalizada com o lucro e a movimentação reais da sua empresa.
