O Fator R para personal trainer define se a sua empresa paga o Simples Nacional pelo Anexo III, que começa em 6%, ou pelo Anexo V, que começa em 15,5%. Vale o Anexo III quando a folha dos últimos 12 meses, que para quem trabalha sozinho é o pró-labore, chega a 28% da receita bruta do mesmo período.
Parte do conteúdo sobre o tema afirma que atividade física já nasce no Anexo III e que não é preciso olhar para o pró-labore. Não é o que a lei diz. A conta existe, é refeita todo mês e, para quem atende sem equipe, depende de uma única linha: a retirada do sócio.
Neste guia você vê onde a regra está escrita, o que entra no Fator R para personal trainer, um exemplo com números e o cuidado que a empresa nova precisa ter no primeiro mês.
O que é o Fator R para personal trainer?
O Fator R (cálculo que define em qual anexo do Simples Nacional a empresa de serviços é tributada) é uma divisão. No numerador fica a folha de salários dos 12 meses anteriores ao mês de apuração. No denominador, a receita bruta dos mesmos 12 meses.
Fator R = folha de salários dos últimos 12 meses ÷ receita bruta dos últimos 12 meses
A regra está na Lei Complementar nº 123/2006 (Lei do Simples Nacional). Pelo artigo 18, parágrafo 5º-J, a atividade vai ao Anexo III quando a razão entre folha e receita é igual ou superior a 28%. Pelo parágrafo 5º-M, abaixo de 28% ela vai ao Anexo V. O parágrafo 5º-K fixa a janela: os 12 meses anteriores ao período de apuração.
Em qual inciso da lei o personal trainer se encaixa
A lei não usa a expressão personal trainer. Existem duas leituras possíveis, e as duas chegam ao mesmo lugar:
- o inciso III do parágrafo 5º-D do artigo 18, que lista “academias de atividades físicas, desportivas, de natação e escolas de esportes”;
- o inciso XII do parágrafo 5º-I, que alcança outros serviços decorrentes de atividade “de natureza técnica, científica, desportiva, artística ou cultural”, seja a profissão regulamentada ou não.
A Resolução CGSN nº 140/2018 coloca os dois casos na mesma lista: o artigo 25, parágrafo 1º, inciso V, alíneas “c” e “x”, reúne os serviços tributados pelo Anexo III com fator “r” igual ou superior a 0,28 e pelo Anexo V abaixo disso. Por isso o Fator R para personal trainer não é uma opção feita na abertura da empresa: é o resultado de uma conta.
O CNAE do personal trainer
Na tabela de subclasses do IBGE, a descrição “personal trainers; serviços de” aparece no CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) 9313-1/00, atividades de condicionamento físico. É o mesmo código das academias de ginástica, o que explica a confusão entre a regra do profissional e a regra do estabelecimento. O código ajuda, mas o anexo segue a atividade efetivamente exercida.
Por que o Fator R para personal trainer pesa tanto no caixa?
Porque a distância entre os dois anexos é grande logo na primeira faixa. Pelas tabelas da LC 123, até R$ 180.000,00 de receita em 12 meses a alíquota do Anexo III é de 6,00% e a do Anexo V é de 15,50%, sem valor a deduzir. São 9,5 pontos percentuais sobre tudo o que a empresa fatura com aulas e treinos.
Quem trabalha sozinho costuma perder os 28% por motivos simples:
- empresa aberta sem nenhum pró-labore registrado;
- pró-labore fixado em um valor baixo e nunca revisto, enquanto a receita cresce;
- retiradas feitas só como distribuição de lucros, que não entram na folha;
- aumento de receita com consultoria online sem ajuste da retirada;
- venda de suplementos ou acessórios somada à receita total.
Nenhum desses pontos é manobra. O Fator R para personal trainer usa o que a empresa de fato pagou e declarou. A proposta é organizar o que já existe, e não inventar folha.
Exemplo de Fator R para personal trainer com números
Imagine um personal trainer com empresa de um sócio só, sem empregados, que fatura R$ 12.000,00 por mês. Em 12 meses são R$ 144.000,00, dentro da primeira faixa das duas tabelas. Como a primeira faixa não tem valor a deduzir, a alíquota efetiva é a própria alíquota nominal.
Cenário 1: pró-labore de R$ 2.000,00
- folha em 12 meses: R$ 2.000,00 × 12 = R$ 24.000,00;
- Fator R: R$ 24.000,00 ÷ R$ 144.000,00 = 0,167, ou 16,7%;
- anexo: V, porque o resultado ficou abaixo de 28%;
- DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional) do mês: 15,50% de R$ 12.000,00 = R$ 1.860,00.
Cenário 2: pró-labore de R$ 3.360,00
- folha em 12 meses: R$ 3.360,00 × 12 = R$ 40.320,00;
- Fator R: R$ 40.320,00 ÷ R$ 144.000,00 = 0,28, ou 28,0%;
- anexo: III, porque a lei fala em igual ou superior a 28%;
- DAS do mês: 6,00% de R$ 12.000,00 = R$ 720,00.
| Item | Cenário 1 | Cenário 2 |
|---|---|---|
| Pró-labore mensal | R$ 2.000,00 | R$ 3.360,00 |
| Folha em 12 meses | R$ 24.000,00 | R$ 40.320,00 |
| Fator R | 16,7% | 28,0% |
| Anexo | V | III |
| DAS do mês | R$ 1.860,00 | R$ 720,00 |
No Fator R para personal trainer, a diferença é de R$ 1.140,00 por mês, ou R$ 13.680,00 em 12 meses, com a mesma receita e os mesmos alunos. O pró-labore que fecha a conta é sempre 28% da receita média: 28% de R$ 12.000,00 = R$ 3.360,00.
Manter o Fator R para personal trainer em cima da linha é arriscado, porque um mês de receita maior derruba a proporção. Com um pró-labore de R$ 3.500,00, a folha vai a R$ 42.000,00 e o resultado sobe para 29,2%, o que dá alguma folga. Os números são ilustrativos e não substituem a análise da sua empresa.
O que entra na folha de quem trabalha sozinho
O parágrafo 24 do artigo 18 da LC 123 define a folha: remunerações pagas a pessoas físicas decorrentes do trabalho, incluídas as retiradas de pró-labore, mais o que foi efetivamente recolhido de contribuição patronal previdenciária e de FGTS. O artigo 26 da Resolução CGSN nº 140/2018 repete a definição e detalha o resto.
Pró-labore do sócio
Entra, e na empresa de um sócio só costuma ser a folha inteira. Por isso o Fator R para personal trainer é, na prática, uma conta de pró-labore. Ele precisa corresponder ao trabalho real do sócio e ser informado à Previdência: o parágrafo 25 do mesmo artigo 18 só admite as remunerações declaradas na forma do artigo 32, inciso IV, da Lei 8.212/1991.
Distribuição de lucros
Não entra. O parágrafo 26 do artigo 18 exclui da conta os valores pagos a título de distribuição de lucros. Quem retira tudo como lucro e nada como pró-labore fica com folha zero.
Aluguel de sala ou taxa paga à academia
Não entra. O mesmo parágrafo 26 exclui os aluguéis. O valor que o profissional paga para usar o espaço de uma academia ou de um estúdio é custo do negócio, mas não é folha.
Outro profissional contratado
Depende da forma. O empregado com carteira assinada entra com salário e FGTS depositado. O parceiro que tem CNPJ próprio e recebe por nota fiscal não entra, porque o pagamento a outra empresa não é remuneração a pessoa física. A lógica é a mesma que mostramos no Fator R para academia.
Aumentar o pró-labore sempre compensa?
Não necessariamente. Depende de quanto falta para os 28% e de quanto custa cobrir essa diferença. O pró-labore maior troca um custo por outro: o DAS cai, mas o sócio passa a ter um desconto maior de INSS.
A Lei nº 8.212/1991 fixa em 20% a contribuição do contribuinte individual (artigo 21) e permite deduzir até 9% quando ele presta serviço a empresa (artigo 30, parágrafo 4º). Na prática, o desconto do sócio é de 11% sobre o pró-labore, até o limite máximo de contribuição, como detalhamos no guia de INSS e IRRF do pró-labore.
No exemplo, sair de R$ 2.000,00 para R$ 3.360,00 significa R$ 1.360,00 a mais de pró-labore e R$ 149,60 a mais de INSS por mês (11% de R$ 1.360,00). A economia de DAS, de R$ 1.140,00, cai para R$ 990,40 depois desse desconto. O valor extra não some: ele vai para o sócio e conta para a aposentadoria. Antes de decidir, coloque na balança:
- a economia mensal de DAS com a troca de anexo;
- o INSS descontado sobre o pró-labore adicional;
- o Imposto de Renda retido na fonte, conforme o valor da retirada;
- a margem que sobra para distribuir lucros;
- a variação da receita ao longo do ano, comum em quem depende de agenda.
O melhor pró-labore não é o maior. É o que mantém o Fator R para personal trainer acima da linha com o menor custo total, dentro da lei.
Receitas que mudam o Fator R para personal trainer
O artigo 26, inciso II, da Resolução CGSN nº 140/2018 manda usar no denominador a receita bruta total dos 12 meses. Tudo o que a empresa fatura aumenta a régua, mesmo quando a receita segue outro anexo.
Consultoria online e planilhas de treino
A prescrição de treino a distância tende a seguir a mesma regra do atendimento presencial, porque continua sendo serviço de natureza desportiva. Mas depende do que é vendido: um curso gravado ou um material pronto pode ter outro enquadramento e pede análise do caso concreto.
Venda de suplementos e acessórios
A revenda de mercadorias vai para o Anexo I, pelo artigo 25, parágrafo 1º, inciso I, da Resolução, e precisa ser separada no PGDAS-D (Programa Gerador do DAS), como mostramos no guia de segregação de receitas no Simples Nacional. Ela não segue o Fator R, mas entra no denominador. Se o profissional do exemplo vender R$ 1.500,00 por mês em produtos, a receita total em 12 meses vai a R$ 162.000,00, a folha mínima sobe para R$ 45.360,00 e o pró-labore necessário passa a R$ 3.780,00.
Por isso o Fator R para personal trainer é calculado sobre o faturamento inteiro, e não só sobre as aulas. A declaração mensal é feita no PGDAS-D, e o caminho está no nosso PGDAS-D passo a passo.
Empresa nova: o primeiro mês decide o anexo
A Resolução CGSN nº 140/2018 tem regras próprias para quem está começando, no artigo 26:
- parágrafo 6º, inciso II: no mês de início de atividade, com receita e folha zero, o fator “r” é 0,01;
- parágrafo 6º, inciso III: com folha e receita no mês de início, vale a divisão entre as duas;
- parágrafo 7º, inciso IV: depois do primeiro mês, folha zero nos 12 meses também resulta em 0,01;
- parágrafo 4º: empresas com menos de 13 meses usam a folha anualizada.
Na prática, quem abre a empresa, emite a primeira nota e não registra pró-labore começa no Anexo V, e o Fator R para personal trainer só reage quando a folha aparece. Com pró-labore de R$ 3.360,00 e receita de R$ 12.000,00 já no primeiro mês, a divisão dá 0,28 e a receita fica no Anexo III desde o início.
O Fator R para personal trainer muda a cada apuração: sai o mês mais antigo e entra o mais recente. O compilado oficial da Resolução já marca modificações previstas para 01/01/2027 em parte do artigo 26, então a conta do ano que vem merece nova conferência.
Como saber se você está pagando pelo anexo errado?
- o extrato do PGDAS-D mostra Anexo V na receita das aulas;
- o DAS equivale a cerca de 15,5% do que você faturou no mês;
- você retira dinheiro da empresa, mas não tem pró-labore registrado;
- o pró-labore é o mesmo desde a abertura, e a receita dobrou;
- a contabilidade entrega a guia e nunca mostra o cálculo dos 28%.
Se você reconheceu dois ou mais itens, vale revisar o Fator R para personal trainer dos últimos meses. A visão completa da rotina do setor está no guia de contabilidade para academia, a emissão das notas está em nota fiscal para academia e o panorama dos anexos está no guia do Simples Nacional 2026.
Fator R para personal trainer com a Contabileasy
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- cálculo do Fator R dos últimos 12 meses e da projeção dos próximos;
- definição do pró-labore que mantém os 28% com o menor custo total;
- separação correta de aulas, consultoria online e produtos no PGDAS-D.
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Perguntas frequentes sobre o Fator R para personal trainer
Personal trainer é Anexo III ou Anexo V do Simples Nacional?
Depende do Fator R para personal trainer. Pela LC 123, artigo 18, parágrafos 5º-J e 5º-M, a receita do serviço vai ao Anexo III quando a folha dos 12 meses anteriores chega a 28% da receita bruta do mesmo período. Abaixo disso, vai ao Anexo V. A conta é refeita em todo mês de apuração, com os números da própria empresa.
Como calcular o Fator R para personal trainer?
Para calcular o Fator R para personal trainer, some o pró-labore, os salários, a contribuição patronal recolhida e o FGTS dos 12 meses anteriores ao mês de apuração. Depois, divida pela receita bruta total dos mesmos 12 meses. Se o resultado for igual ou maior que 0,28, a receita de serviço fica no Anexo III. Se for menor, fica no Anexo V.
Qual pró-labore é necessário para o Fator R para personal trainer chegar a 28%?
O pró-labore precisa somar, em 12 meses, 28% da receita bruta do mesmo período. Para quem fatura R$ 12.000,00 por mês e não tem empregados, isso dá R$ 3.360,00 mensais. Como o Fator R para personal trainer cai quando a receita sobe, vale manter uma pequena folga acima desse valor e revisar a conta sempre que o faturamento mudar.
Personal trainer sem funcionário consegue ficar no Anexo III?
Sim. O Fator R para personal trainer não exige empregados: a lei inclui as retiradas de pró-labore na folha. Quem trabalha sozinho alcança os 28% com o próprio pró-labore, desde que ele seja registrado, corresponda ao trabalho do sócio e seja informado à Previdência. Sem pró-labore, a folha é zero e a receita vai ao Anexo V.
Distribuição de lucros conta no Fator R?
Não. O parágrafo 26 do artigo 18 da LC 123 exclui da folha os valores pagos a título de aluguéis e de distribuição de lucros. Só entram as remunerações decorrentes do trabalho, como salários e pró-labore, mais a contribuição patronal recolhida e o FGTS. Retirar tudo como lucro deixa a folha zerada e leva a receita ao anexo mais caro.
Empresa nova já começa no Anexo III pelo Fator R para personal trainer?
Só se tiver folha no primeiro mês. Pela Resolução CGSN nº 140/2018, artigo 26, parágrafo 6º, no mês de início com receita e folha zero, o Fator R para personal trainer é fixado em 0,01, o que leva ao Anexo V. Registrar o pró-labore desde a primeira competência costuma ser o caminho para começar no anexo de menor alíquota.
Vale a pena aumentar o pró-labore para melhorar o Fator R para personal trainer?
Depende da conta. O pró-labore maior melhora o Fator R para personal trainer e pode baixar o DAS, mas aumenta o desconto de INSS e pode gerar Imposto de Renda retido na fonte. A decisão certa vem de uma simulação personalizada, que compare a economia de imposto da empresa com o custo adicional do sócio, usando os números reais do seu negócio.
