A retificação do PGDAS-D é a correção de uma declaração mensal do Simples Nacional já transmitida. A retificadora substitui a original por inteiro e pode aumentar ou reduzir o débito. Ela é feita no próprio programa, no menu Declarar/Retificar, e o direito de corrigir vale por cinco anos.
Se a sua empresa é optante pelo Simples Nacional, cedo ou tarde uma declaração vai precisar de ajuste: uma nota esquecida, uma receita lançada no anexo errado, um ISS retido que não foi marcado. O sistema aceita a correção sem pedir autorização a ninguém, e é justamente essa facilidade que engana.
Uma retificação mal planejada pode gerar guia complementar com multa de mora, obrigar a refazer meses que estavam certos, ficar retida em malha ou simplesmente não produzir efeito. Neste guia você vai ver como a retificação do PGDAS-D funciona na lei, como fazer passo a passo e o que acontece com o valor pago a mais ou a menos.
| Ponto da regra | Como funciona | Onde está |
|---|---|---|
| Natureza | Substitui integralmente a declaração original | Res. CGSN 140, art. 39, § 1º |
| O que pode fazer | Declarar débito novo, aumentar ou reduzir débito | Res. CGSN 140, art. 39, § 1º |
| Quando não reduz | Débito parcelado ou enviado à PGFN | Res. CGSN 140, art. 39, § 2º |
| Prazo | 5 anos a partir de 1º de janeiro do ano seguinte ao período | Res. CGSN 140, art. 39, § 5º |
| Análise | Pode ficar retida em malha e não produzir efeito | Res. CGSN 140, art. 39-A |
O que é a retificação do PGDAS-D?
O PGDAS-D é o programa em que a empresa informa, todo mês, a receita bruta e as atividades exercidas, e que calcula o valor do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional). A declaração tem caráter de confissão de dívida, como diz o artigo 18, parágrafo 15-A, da Lei Complementar nº 123/2006. O que foi declarado vira débito exigível, mesmo sem pagamento.
A retificação do PGDAS-D é o único caminho para mudar essas informações. O artigo 39 da Resolução CGSN nº 140/2018 diz que a alteração é feita por retificação relativa ao respectivo período de apuração, e o parágrafo 1º completa: a retificação tem a mesma natureza da declaração original, substituindo-a integralmente.
O que a retificadora pode fazer
Pela mesma regra, a retificação do PGDAS-D serve para três coisas: declarar débitos novos, aumentar débitos já informados e reduzir débitos já informados. Não existe declaração parcial ou complementar de receita. Você refaz o mês inteiro, e a versão nova passa a valer no lugar da antiga, inclusive nos campos que não mudaram.
O prazo de cinco anos para corrigir
O parágrafo 5º do artigo 39 fixa o limite: o direito de retificar extingue-se em 5 anos, contados a partir do primeiro dia do exercício seguinte àquele a que se refere a declaração. O termo inicial é o ano do período de apuração, e não a data da transmissão. Uma declaração de março de 2022 pode ser corrigida até 31 de dezembro de 2027, mesmo que tenha sido transmitida com atraso em 2023.
Por que a retificação do PGDAS-D é tão importante para a sua empresa
Como a declaração é confissão de dívida, um erro no PGDAS-D não fica parado. Se o valor saiu menor, o débito verdadeiro continua existindo e pode ser cobrado com acréscimos. Se saiu maior, a empresa pagou imposto que não devia, e esse dinheiro só volta por pedido formal. Os erros mais comuns que pedem retificação são estes:
- receita de uma nota fiscal que ficou fora do mês em que foi auferida;
- atividade lançada no anexo errado, o que o guia de segregação de receitas no Simples Nacional ajuda a evitar;
- ISS retido pelo tomador que não foi marcado, tema da retenção de impostos na nota fiscal;
- ISS destinado ao município errado, quando o serviço é devido em outra cidade;
- revenda de produto com tributação monofásica ou substituição tributária sem a marcação correspondente;
- folha de salários informada errada, alterando o Fator R e o anexo aplicável, como mostra o nosso guia do Simples Nacional 2026.
A retificação do PGDAS-D não é um recurso para ajustar o imposto conforme a conveniência do mês. Ela existe para que a declaração reflita a receita real. Toda correção precisa estar amparada em nota fiscal, extrato ou contrato, porque a administração tributária pode pedir esse suporte a qualquer momento dentro do prazo legal.
Como fazer a retificação do PGDAS-D passo a passo
O roteiro abaixo segue o Manual do PGDAS-D e DEFIS da Receita Federal, versão de 17/06/2025, na seção de retificação. Se você ainda tem dúvida sobre a declaração original, veja antes o PGDAS-D passo a passo.
1. Levante o erro e os documentos que o comprovam
Antes de abrir o programa, identifique exatamente o que mudou: receita, atividade, município do ISS, qualificação tributária ou folha. Separe as notas e extratos que sustentam a correção. Sem esse levantamento, a retificação costuma virar uma sequência de tentativas.
2. Confira se o período está parcelado, compensado ou na Dívida Ativa
Essa checagem vem antes da transmissão porque muda o resultado. Uma retificadora que reduz o valor de um período parcelado, compensado ou já enviado à Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional não é carregada automaticamente no sistema de cobrança. Mais adiante mostramos o caminho nesses casos.
3. Acesse o menu Declaração Mensal e escolha Declarar/Retificar
No PGDAS-D, informe o período de apuração. O sistema avisa que já existe declaração transmitida e pergunta se você deseja retificar a anterior. Ao confirmar, a declaração volta preenchida para edição.
4. Corrija os dados e transmita a retificadora
Ajuste somente o que está errado e revise o resumo antes de transmitir a retificação do PGDAS-D. Lembre que a versão nova substitui a antiga por inteiro. Um campo alterado sem querer também passa a valer.
5. Refaça os meses seguintes quando a receita mudar
Se você alterou a receita bruta, o programa exige a retificação das declarações posteriores já transmitidas, até dezembro do ano seguinte. O motivo é a RBT12 (receita bruta acumulada dos 12 meses anteriores), que define a alíquota de cada mês. Os meses seguintes precisam ser transmitidos de novo, mesmo sem nada a corrigir neles.
6. Gere o DAS complementar ou registre o crédito
Se o DAS original já foi pago e a retificação do PGDAS-D aumentou algum tributo, o programa gera um DAS complementar com a diferença. Se algum tributo diminuiu, sobra um valor pago a mais, que não volta sozinho.
Exemplo de retificação do PGDAS-D com números reais
Os três cenários abaixo mostram as consequências mais comuns. O primeiro reproduz o exemplo oficial do manual da Receita. Os outros dois usam valores ilustrativos, que não substituem a conta da sua empresa.
Cenário 1: da atividade do Anexo IV para o Anexo III
Uma empresa pagou o DAS de R$ 773,37 com a atividade no Anexo IV e depois constatou que se enquadrava no Anexo III. Na retificação, o sistema não compara os totais: compara tributo a tributo com o que foi reconhecido como pago.
| Tributo | Pago no Anexo IV | Devido no Anexo III | Efeito da retificação |
|---|---|---|---|
| CSLL | R$ 217,58 | R$ 0,00 | R$ 217,58 pagos a mais |
| Cofins | R$ 225,86 | R$ 167,91 | R$ 57,95 pagos a mais |
| CPP | R$ 0,00 | R$ 473,02 | DAS complementar de R$ 473,02 |
| ISS | R$ 329,93 | R$ 329,93 | sem alteração |
A empresa esperava pagar só a diferença entre os totais, mas o DAS complementar sai com os R$ 473,02 da contribuição previdenciária patronal. Ao mesmo tempo, sobram R$ 275,53 de CSLL e Cofins pagos a mais, que precisam de pedido próprio para voltar.
Cenário 2: uma receita corrigida que mexe em seis declarações
Uma empresa declarou março com receita de R$ 50.000,00, quando o correto era R$ 80.000,00, e já tinha transmitido até agosto. A RBT12 de abril a agosto sobe R$ 30.000,00, e a alíquota efetiva desses meses pode mudar. A correção de um mês exige transmitir de novo cinco meses posteriores: seis declarações no total.
Cenário 3: o DAS complementar pago fora do prazo original
A diferença apurada na retificação deveria ter sido paga no vencimento original, o dia 20 do mês seguinte ao da receita. Por isso ela sai com multa de mora do artigo 61 da Lei nº 9.430/1996: 0,33% por dia, limitada a 20%, mais juros pela taxa Selic. Sobre os R$ 473,02 do cenário 1, 40 dias de atraso dão 13,2%, ou R$ 62,44. Com mais de 60 dias, a multa chega ao teto de 20%, R$ 94,60.
| Cenário | Situação | Resultado |
|---|---|---|
| 1 | Anexo IV corrigido para Anexo III | DAS complementar de R$ 473,02 e R$ 275,53 a recuperar |
| 2 | Receita de março de R$ 50.000,00 para R$ 80.000,00 | 6 declarações transmitidas de novo |
| 3 | Complementar de R$ 473,02 pago depois | Mora de R$ 62,44 (40 dias) a R$ 94,60 (teto) |
Retificar para reduzir o débito sempre funciona?
Não. Essa é a principal armadilha. A retificação do PGDAS-D que aumenta o débito é aceita de imediato. A que reduz depende da situação do período. O parágrafo 2º do artigo 39 diz que a retificação não produz efeitos quando tiver por objeto reduzir débitos de períodos:
- cujo saldo foi incluído em parcelamento deferido;
- já enviados à PGFN para inscrição em Dívida Ativa da União;
- com ICMS ou ISS transferidos ao Estado ou ao Município que tenha convênio com a PGFN.
Nesses casos, o ajuste é feito pela Receita Federal ou pelo ente conveniado, e o parágrafo 4º exige prova inequívoca de erro de fato no preenchimento. Na prática, a empresa abre processo na Receita quando o período está parcelado ou, se já está na Dívida Ativa da União, pede a revisão da dívida no portal Regularize, da PGFN. O manual acrescenta mais um bloqueio: a retificadora que reduz um período com compensação ativa também não é carregada automaticamente.
A ordem importa. Antes de pedir o parcelamento do Simples Nacional, faça a retificação do PGDAS-D dos meses que estão errados. Depois que o débito entra no acordo, reduzir o valor deixa de ser uma transmissão simples e passa a depender de análise.
O que fazer com o valor pago a mais
Quando a retificação do PGDAS-D reduz um tributo já pago, nasce um crédito. A Resolução CGSN nº 140 trata do tema nos artigos 128 a 132 e oferece dois caminhos, com regras bem diferentes.
Restituição: o pedido vai para cada ente
Pelo artigo 130, o pedido de restituição é apresentado diretamente ao ente federado responsável pelo tributo que gerou o crédito. CSLL e Cofins pagos a mais são pedidos à União. ISS pago ao município errado é pedido ao município que recebeu. Não existe um pedido único para todo o DAS.
Compensação: só com o mesmo tributo e o mesmo ente
O artigo 131 permite compensar o valor pago a mais com débitos do Simples Nacional, pelo aplicativo do Portal do Simples Nacional. A condição é rígida: o crédito só abate débito do mesmo tributo e perante o mesmo ente. Crédito de CSLL, por exemplo, não quita ISS. Em qualquer dos caminhos, o artigo 132 manda corrigir o valor pela taxa Selic.
Quando a declaração fica retida em malha
O artigo 39-A da Resolução CGSN nº 140, na redação da Resolução CGSN nº 173/2023, permite que as declarações transmitidas pelo PGDAS-D sejam retidas para análise, com base em parâmetros internos da Receita, dos Estados e dos Municípios. A redação original, de 2019, falava só em declarações retificadoras. A atual alcança qualquer declaração, mas a retificadora continua sujeita ao mesmo filtro.
A empresa é comunicada pelo DTE-SN, o domicílio tributário eletrônico do Simples Nacional, e pode ser intimada a prestar esclarecimentos. Enquanto estiver pendente de análise, a declaração retida não produz efeitos. Se for rejeitada, também não. Por isso a documentação separada no primeiro passo é o que decide o desfecho da retificação do PGDAS-D.
Retificar depois de intimado ainda adianta?
Não para fins de espontaneidade. O parágrafo 6º do artigo 39 diz que não se considera espontânea e não produz efeitos a declaração entregue após a ciência do início de procedimento fiscal sobre as informações declaradas. Depois da intimação, a correção passa a correr dentro do procedimento, e não mais por iniciativa da empresa.
Informação errada também tem penalidade própria. O inciso II do artigo 38-A da LC 123 prevê multa de R$ 20,00 para cada grupo de dez informações incorretas ou omitidas. É uma cobrança diferente da multa por entrega fora do prazo, que explicamos no guia da multa por atraso do PGDAS-D. Quanto antes o erro é corrigido, menor é o risco. Se vale fazer a retificação do PGDAS-D agora ou reunir vários ajustes depende do tamanho do erro e dos meses envolvidos.
Como saber se a sua empresa precisa de uma retificação do PGDAS-D
Alguns sinais indicam que existe declaração a corrigir, mesmo que ninguém tenha percebido ainda:
- o total declarado no ano não bate com o total das notas fiscais emitidas;
- a RBT12 do programa diverge do faturamento apurado pela contabilidade;
- notas com ISS retido aparecem sem redução no imposto do mês;
- a folha usada no Fator R não coincide com a folha efetivamente paga;
- o DAS de um mês parece alto ou baixo demais para o faturamento;
- há pendência de débito que a empresa não reconhece no relatório de situação fiscal;
- a certidão negativa de débitos foi negada por valor que você acreditava pago;
- retificações acontecem quase todo mês, sempre por ajuste de última hora.
A retificação do PGDAS-D resolve o sintoma, mas a causa costuma estar no processo: notas emitidas fora do sistema, anexo escolhido no automático, folha informada de memória. Uma contabilidade consultiva confere a apuração antes da transmissão, e não depois do problema.
Retificação do PGDAS-D com a Contabileasy
A Contabileasy revisa as declarações do Simples Nacional da sua empresa, identifica o que precisa ser corrigido e faz a retificação na ordem certa, sem deixar meses posteriores desalinhados.
- conferência das declarações dos últimos cinco anos contra notas e folha;
- cálculo prévio do DAS complementar e da mora antes de transmitir;
- pedido de restituição ou compensação do que foi pago a mais.
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Perguntas frequentes sobre a retificação do PGDAS-D
Qual é o prazo para fazer a retificação do PGDAS-D?
O prazo da retificação do PGDAS-D é de cinco anos, contados a partir do primeiro dia do exercício seguinte ao do período da declaração, conforme o artigo 39, parágrafo 5º, da Resolução CGSN nº 140/2018. Uma declaração de março de 2022 pode ser corrigida até 31 de dezembro de 2027, independentemente da data em que foi transmitida.
Posso retificar uma declaração com o DAS já pago?
Pode. Se a correção aumentar algum tributo, o programa gera um DAS complementar com a diferença, comparando tributo a tributo com o valor reconhecido como pago. A diferença sai com multa de mora e juros, porque o vencimento é o original. Se algum tributo diminuir, o valor pago a mais só volta por restituição ou compensação.
A retificação do PGDAS-D gera multa?
A retificação do PGDAS-D feita por iniciativa própria não tem multa específica. O DAS complementar paga multa de mora de 0,33% por dia, limitada a 20%, e juros Selic, como qualquer tributo pago depois do vencimento. Separadamente, a LC 123 prevê R$ 20,00 por grupo de dez informações incorretas ou omitidas, cobrança ligada ao erro, e não à correção.
Por que o sistema pede para retificar os meses seguintes?
Porque a receita de um mês entra na RBT12, a soma dos 12 meses anteriores que define a alíquota dos meses posteriores. Quando você muda a receita bruta de um período, o programa exige a retificação das declarações seguintes já transmitidas, até dezembro do ano seguinte, para recalcular o imposto, mesmo sem nada a corrigir.
Dá para reduzir um débito que já está parcelado?
Não pela transmissão comum. A retificação do PGDAS-D que reduz débito parcelado ou enviado à PGFN não produz efeitos, pelo artigo 39, parágrafo 2º. O ajuste passa a depender de processo na Receita ou, na Dívida Ativa, de pedido de revisão no portal Regularize, sempre com prova inequívoca de erro de fato no preenchimento da declaração.
O que acontece se a retificação do PGDAS-D ficar retida em malha?
Enquanto estiver pendente de análise, a retificação do PGDAS-D não produz efeitos, conforme o artigo 39-A da Resolução CGSN nº 140. A empresa é comunicada pelo DTE-SN e pode ser intimada a apresentar documentos. Se comprovar a correção, a declaração é liberada. Se não atender à intimação ou não comprovar, ela é rejeitada.
Preciso de contador para fazer a retificação do PGDAS-D?
Para um ajuste simples no mês corrente, não necessariamente. Quando a retificação do PGDAS-D mexe na receita de meses antigos, muda o anexo ou reduz débito, a ordem das transmissões e o pedido do crédito mudam o resultado final. Nesses casos vale uma simulação personalizada antes de transmitir qualquer declaração.
